Сверхурочные работы: привлекаем и правильно оформляем

Важный момент: если работник по собственному желанию трудится дольше положенного, такая работа сверхурочной не признаётся и дополнительно не оплачивается. К труду сверх нормы сотрудника должен привлечь работодатель, получив письменное согласие. И в этом случае руководство обязано произвести расчёт сверхурочной работы. Кроме того, если трудовым договором сотруднику установлен ненормированный рабочий день, работа свыше положенного времени переработкой также не считается. Работникам с ненормированным графиком полагается другое преимущество — дополнительный отпуск.

Как рассчитываются сверхурочные часы

Сотрудники отдела кадров и бухгалтерии обязаны правильно учитывать длительность работы для каждого сотрудника. По ст. 91 ТК РФ нормальная длительность трудового времени — 40 часов в неделю. Важно помнить, что сотрудник не должен работать сверх нормы дольше 4 ч. 2 дня подряд и дольше чем 120 ч. в году (ч. 6 ст. 99 ТК РФ). Для некоторых категорий граждан укороченный день (24-35 или 36 часов в неделю) является нормой, и переработка сверх этого времени для них сверхурочная работа. Отработанное время обязательно отражается в табеле учёта рабочего времени формы Т-12 или Т-13. Часы переработки о или кодом 04. Существует программа табель для расчёта сверхурочных часов, которая автоматизирует заполнение табеля и рассчитывает оплату за переработку при помощи формул.

Оплачивается сверхурочная работа по увеличенной ставке (ст. 152 ТК РФ):

за первые 2 часа в полуторном размере;
за последующие часы — в двойном.

Вместо повышенной оплаты работник может выбрать другой вариант — получить дополнительное время для отдыха (не меньше того, что он отработал сверхурочно). В этом случае переработка все равно оплачивается, но в одинарном размере.

Какую же минимальную сумму обязан заплатить работодатель за работу в неурочное время?

Статья 152 ТК РФ не содержит ответа на этот вопрос, а чиновники Минздрава в письме от 02.07.14 N 16-4/2059436 разъясняют ситуацию так: для оплаты сверхурочных можно пользоваться правилом ст. 153 ТК РФ. По норме этой статьи минимальный размер двойной оплаты — двойной тариф без учёта компенсационных и стимулирующих выплат. По логике этой нормы самое меньшее, что должен выплатить работодатель, — среднечасовой заработок сотрудника без премий и надбавок умножить на 1,5 или 2 и умножить на количество отработанных сверх нормы часов. В локальных нормативных актах конкретной фирмы, трудовом и коллективном договоре может быть установлена более высокая оплата переработок: надбавки и доплаты включаются в расчёт полностью или частично, если работодатель на это готов.

Формула расчёта сверхурочных:

Документальное оформление сверхурочки

Шаг 1. Получение согласия работника на сверхурочную работу

В случае производственной необходимости руководство компании запрашивает у работника письменное согласие на увеличение его дня работы или смены. Лучше всего выписывать эти документы в двух экземплярах, чтобы на бланке работодателя сотрудник собственноручно проставил либо согласие, либо отказ.

Когда письменное согласие не нужно, работнику направляется письмо с требованием приступить к сверхурочной работе.

В необходимых случаях, помимо этого, некоторым работникам направляется еще уведомление, извещающее их о праве на отказ от данной работы. Также кадровая служба должна изучить личное дело на наличие медицинского заключения о возможности привлечения работника-инвалида к сверхурочным часам.

Шаг 2. Составление приказа руководителя

После соблюдения указанных формальностей, директор компании издает приказ о привлечении работников к работе сверх нормы. Он может быть составлен в свободной форме, но обязательно должен содержать обоснование производственной необходимости, перечень работников, которых предполагается занять сверхурочно, реквизиты документов, являющихся основанием (служебные или докладные записки, согласие на привлечение и т. д.).

Расчёт сверхурочных часов при окладе

Для расчёта дополнительных выплат нужно высчитать часовую часть оклада — сколько сотрудник зарабатывает в час. Затем заплатить за каждый час переработки в полтора или два раза больше (в зависимости от отработанного свыше нормы времени). Формула для расчёта суммы, заработанной в час, приведена в письме Минздрава от 02.07.14 N 16-4/2059436:

Для расчёта в этой формуле берётся среднемесячное количество трудовых часов в году — выводится усреднённое значение за целый год, а не реальное количество отработанных в месяце часов.

Но это не единственный метод расчёта часового заработка. Существует также вариант с учётом реальной нормы рабочего времени в конкретном месяце. Для этого на 12 месяцев часы делить не нужно, достаточно разделить оклад на часовую рабочую норму отдельного месяца:

Так как существует разные варианты, способ расчёта часовой тарифной ставки должен обязательно закрепляется в локальных актах фирмы или договоре с работником (коллективном или трудовом).

Норма трудового времени в году или месяце определяется по производственному календарю (см. производственный календарь ) в зависимости от того, к какой категории относится работник (полагается ли ему сокращенная рабочая неделя).

Сверхурочные при иных системах оплаты

Сменный график

Если отработанное время сотрудника, работающего посменно, учитывается на основе тарифной ставки, то для расчета сверхурочных применяется следующий подход. Необходимо сложить все отработанные за период часы и умножить их на установленную ставку.

Однако при сменном графике работы может применяться и обычная система оплаты в соответствии с окладом. В таком случае расчет сверхурочных выплат производятся как при системе оплаты по окладу.

Сдельная оплата

Совсем иначе рассчитывается оплата сверх нормы сотрудникам-сдельщикам. Разберем на примере производственного предприятия.

Рабочий получает 500 рублей за каждую изготовленную единицу продукции. Такая плата действует в течение трудового времени по норме. Если рабочий будет трудиться сверхурочно, то оплата ему будет производиться с применением тех же коэффициентов (1,5 и 2) в зависимости от количества изготовленных деталей за время переработки.

Допустим, рабочий трудился 4 часа сверхурочно и произвел 1 деталь за первые 2 часа переработки, и еще 1 деталь — за следующие 2 часа переработки. Расчет доплаты производится таким образом: 500 * 1,5 * 1 + 500 * 2 * 1 = 1750 рублей.

Пример расчёта сверхурочных часов при окладе

Оклад работника Малофеева Л.Г. составляет 25 000 рублей в месяц. В сентябре 2021 работодатель дважды задерживал его: 1 сентября на 3 ч., 8 сентября на 1 ч. Произведём расчёт сверхурочных, если норма для Малофеева Л.Г. 40-часовая пятидневная трудовая неделя.

Первый способ (по среднемесячному количеству рабочих часов в 2016 году):

В 2021 году среднегодовая норма рабочего времени для 40-часовой недели 1974 часа (см. производственный календарь ). Произведём расчёт часовой части оклада Малофеева в усреднённом виде:

За сверхурочный труд 1 сентября Малофеев Л.Г. получит:

Итого работнику в сентябре 2021 начислено 759,85 + 227,95 = 987,80 руб. за работу сверхурочно.

Второй способ (по реальному количеству рабочих часов в месяце):

В сентябре 2021 среднемесячная норма трудового времени для 40-часовой недели 176 часов (см. производственный календарь ). Произведём расчёт часовой части оклада Малофеева Л.Г. исходя из действительного (а не среднего) количества рабочих дней в сентябре:

Мы видим, что при получилась совсем другая сумма часового заработка нежели при расчёте первым способом (почти на 10 рублей меньше). Но при этом в другом календарном месяце — в котором количество трудовых часов меньше, чем в сентябре — получится, напротив, сумма большая, чем при среднегодовом расчёте.

За 1 сентября Малофеев получит:

Итого за сентябрь 2021 Малофееву Л.Г. начислено сверхурочных: 710,20 + 213,06 = 923,26 рубля.

Сумма вышла меньшая, чем в первом случае, что невыгодно для работника. Минтруд в письме от 09.08.2002 № 1202-21 рекомендует применять первый способ расчёта сверхурочных, если это улучшает материальное положение сотрудника.

Расчёт сверхурочных часов при сменном графике

По ст. 103 ТК РФ сменный график подразумевает работу в две или три или четыре смены, необходимость которой обусловлена непрерывностью производственного процесса. Работа по сменам обязательно фиксируется в трудовом договоре с работником, поскольку является его существенным условием. Если сменщик выходит по просьбе работодателя не в свою смену, то оплата за этот день начисляется в двойном размере, либо работнику даётся выходной в его рабочий день. При выпадении по графику смены на праздничный нерабочий день, труд оплачивается вдвойне по ст. 153 ТК РФ. Кроме того, смена или её часть может выпасть на ночное время, работа в которое оплачивается в повышенном размере (минимум на 20%) по ст. 96 ТК РФ.

Когда работодатель задерживает сменщика на работе свыше отведенных по графику часов, он обязан доплатить работнику. Разберёмся, как рассчитать сверхурочные часы при сменном графике. А также в случае, если работа сверх нормы приходится на ночное время. Формула для расчёта суммы сверхурочных не меняется: первые два часа оплачиваются в полуторном размере часовой части заработка, последующие часы — в двойном. В качестве примера возьмём расчёт сверхурочный и ночных в медицинском учреждении.

Специфика работы медиков предполагает круглосуточное присутствие персонала в учреждении, график работы в больнице — сменный. При этом в случае задержки докторов и других медработников за пределами смены, руководство обязано оплатить переработку. Разберёмся, как рассчитать ночные и сверхурочные у врачей.

Какая дополнительная работа не является сверхурочной

Важный нюанс – инициатива сверхурочного труда должна исходить от работодателя. Если особо ретивый сотрудник решит задержаться на любимой работе по собственному желанию, его дополнительный труд не будет учитываться и оплачиваться по требованиям закона к сверхурочной работе (Письмо Роструда от 18.03.2008 № 658-6-0).

Вопрос: Признается ли расходом для целей налога на прибыль оплата сверхурочной работы и работы в выходные и праздничные дни в размерах, превышающих установленные Трудовым кодексом РФ (п. 3 ст. 255 НК РФ)? Посмотреть ответ

Не признается сверхурочной и работа, выполняемая в режиме ненормированного рабочего дня.

ВАЖНО! Сверхурочная работа не может быть постоянной практикой на предприятии, прибегать к ней можно только в случае необходимости и время от времени.

Пример расчёта сверхурочных и ночных при сменном графике

Медицинскому работнику Трифонову И.П установлен режим труда в две смены по 12 ч. (дневная смена с 8:00 до 20:00, ночная смена с 20:00 до 8:00). Оклад сотрудника 16 000 рублей. Нормой для Трифонова И.П. является 40-часовая рабочая неделя. В сентябре 2016 года он сверхурочно привлекался к работе на 4 ч. 2 сентября после дневной смены, и на 2 ч. 5 сентября после ночной смены. Локальным нормативным актом медучреждения установлена доплата за работу в ночное время в размере 40% должностного оклада (минимальный размер такой доплаты по ТК РФ 20%, но работодатели вправе устанавливать более выгодные для сотрудников условия). Произведём расчёт доплаты для Трифонова И.П за работу во внеурочное время.

По производственному календарю в сентябре 2021 для 40-часовой рабочей недели норма трудового времени 176 часов. Для расчёта сверхурочных выделим часовую часть оклада Трифонова И.П.:

Ночные часы — это время с 22:00 до 6:00 (труд в это время оплачивается в повышенном размере). 2 сентября Трифонов И.П. привлекался к работе после дневной смены на 4 ч., смена заканчивается в 20:00. Сверхурочно сотрудник отработал с 20:00 до 24:00, 2 ч. из этого периода приходятся на ночное время. За эти 2 ч. ему положено дополнительно 40% оклада, к тому же они оплачиваются в двойном размере, тогда как первые 2 ч. переработки в полуторном. Но при расчёте сверхурочных и ночных одновременно перемножать коэффициенты не нужно. Следует сложить размер доплаты за ночные часы и размер сверхурочных.

За 2 сентября Трифонову полагается:

Из которых 72,72 рубля — за труд в ночную смену.

После ночной смены 5 сентября Трифонов отработал 2 ч. — труд пришелся на дневное время, не превышает 2 ч. и оплачивается в полуторном размере.

Сверхурочные за 5 сентября:

Итого в сентябре Трифонову И.П. начислено за дополнительную работу, частично приходящуюся на ночное время, 709,02 + 272,70 = 981,72 рубля.

Расчёт сверхурочных при суммированном учёте рабочего времени

По ст. 104 ТК РФ в случае, когда невозможно соблюсти ежедневную (8 часов в общем случае) или еженедельную (40 часов) норму рабочего времени, допустимо ввести в организации суммированный учёт рабочего времени. Рабочие часы учитываются не за неделю, а за тот период который установит организация. Это может быть месяц, квартал или год. Такой учёт вводится затем, чтобы продолжительность рабочего времени не превышала нормального числа рабочих часов во всём отведённом периоде. При этом в одну неделю сотрудник может отработать свыше нормы, а на следующей неделе, наоборот, меньше. Оценивать отработанное время работодатель будет уже после окончания учётного периода — месяца, года или квартала.

Суммированный учёт удобно применять фирмам со сменным графиком, в которых сотрудники работают сутки через трое, два на два или по несколько смен в день. При таком учёте тоже может возникнуть переработка, за которую необходимо рассчитать оплату.

Доплату за внеурочный труд при суммированном учёте рабочего времени производят после окончания учётного периода. Рассмотрим, как производят расчёт сверхурочных, на примере.

Что такое сверхурочная работа?

На каждом предприятии организован определенный рабочий режим, предусматривающий длительность времени труда и отдыха. Он отражен во внутренних нормативных актах. Продолжительность рабочего дня строго регламентирована законом об охране труда, время рабочих смен тоже определено. Иногда ведется общий учет рабочих часов, суммируемых в течение недели или месяца. Любой труд, выходящий за эти рамки, инициированный работодателем, называется сверхурочным.

Трудовой Кодекс РФ говорит о нюансах превышения установленных временных норм работы в ст. 99, а вознаграждение за такой труд выплачивается в соответствии со ст. 152.

Как оплачивать сверхурочную работу в выходные и праздничные дни?

Пример расчёта сверхурочных при суммированном учёте рабочего времени

Работнику Селиванову М.А. установлена почасовая оплата труда — 150 руб./ч., в организации действует суммированный учёт рабочего времени, учётный период — квартал. Общая норма рабочего времени для этого сотрудника — 40 часов в неделю. Рассчитаем сверхурочные для Селиванова М.А за 2 квартал 2021 года, если он отработал в этом квартале 496 часов согласно табелю учёта рабочего времени.

По производственному календарю норма рабочего времени при 40-часовой неделе во 2 квартале 2021 — 488 часов.

Сверхурочно по итогам квартала Селиванов отработал 496 — 488 = 8 ч. Из этого времени 2 ч. оплачивается в полуторном размере, а остальные 6 ч. в двойном:

Оплата за работу сверхурочно Селиванова М.А. составит 2 250 рублей по итогу учётного периода — 2 квартала 2021 года при суммированном учёте рабочего времени.

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎