Планирование и управление затратами в БДР: как правильно учесть расходы?
В статье вы узнаете о планировании и управлении затратами в общем процессе бюджетирования на предприятии. Методы нормирования сырья, материалов и трудовых ресурсов в каждой отрасли и на каждом предприятии разные, поэтому речь пойдет не о методике нормирования, а о методике планирования и управления затратами.
Бюджет доходов и расходов (БДР) — документ с плановым и фактическим раскладом по основным статьям доходов и расходов, который позволяет увидеть собственнику и руководству компании, сколько нужно вложить денежных средств для того, чтобы предприятие было рентабельным и могло успешно развиваться в дальнейшем, какая финансовая ситуация сложилась на сегодняшний день.
Подробный и доскональный анализ БДР в разрезе статей и подразделений позволит выявить слабые места в управлении, принять необходимые управленческие решения для изменения ситуации. Для этого бюджет доходов и расходов должен, прежде всего, формироваться грамотными и ответственными людьми. Большую роль здесь играют:
- правильная мотивация исполнителя;
- грамотный подбор специалиста по бюджетированию.
Данная статья поможет специалистам, которые не равнодушны к своей профессии и своему делу, справиться с поставленной перед ними задачей и грамотно построить систему бюджетирования на предприятии.
Прежде чем приступить к регламенту бюджетирования, необходимо ознакомиться с небольшим предисловием, которое разъяснит необходимость формирования на предприятии бюджета доходов и расходов.
Автору впервые пришлось формировать бюджет доходов и расходов на небольшом металлургическом предприятии в 1999 г. Частный бизнес только начал развиваться, никаких форматов бюджетов доходов и расходов еще не было, тем более не было рекомендаций по порядку формирования плановых и фактических бюджетов. Но уже тогда была необходимость в создании внутренних документов, регламентирующих оптимальный уровень доходов предприятия и соответственный уровень затрат, которые должно было понести предприятие, чтобы обеспечить достаточный уровень прибыли для нормальной деятельности и развития.
По данным бухгалтерского учета сформировать бюджет было достаточно сложно, поэтому была поставлена задача спланировать такой бюджет доходов и расходов, при котором объем выпуска и реализации продукции позволял бы не только бесперебойно обеспечивать производство сырьем и материалами, энергоресурсами, выплачивать заработную плату рабочим, но и покрывал бы внушительные постоянные затраты предприятия с учетом личных затрат собственника и необходимой ему прибыли. При этом требования предпринимателя к расходной части бюджета были очень строгие, все статьи расходов планового бюджета, кроме личных, формировались исходя из вопроса: «Как правильно учесть расходы?». Рассмотрим пример.
ПримерДля доставки сырья предприятие пользовалось услугами железной дороги. Как известно, вагоны и контейнеры с сырьем или готовой продукцией в ожидании локомотива или автомобиля, доставляющего груз непосредственно от станции до получателя, простаивают на станциях, и за отстой вагонов взимается сбор, который зависит от времени отстоя. Сбор отражается в счете-фактуре, в бухгалтерском отчете он относится к затратам, влияющим на налогооблагаемую прибыль. В бюджете доходов и расходов эти затраты относятся к транспортным расходам.
Часто время отстоев превышает расчетное по причинам нерасторопности логистов предприятия — получателя сырья. За простой вагонов и контейнеров сверх времени, установленного договором, взимаются штрафы, которые относятся к внереализационным затратам, то есть затратам, не влияющим на размер налогооблагаемой прибыли. Тем не менее сборы и штрафы в БДР должны отразиться как сумма перерасхода фактических расходов по сравнению с плановыми (виновники должны быть наказаны).
В плановом бюджете предприниматель требовал фиксировать только ту сумму необходимых расходов, которая не включала бы затраты, понесенные из-за нерадивости и нерасторопности работников предприятия или по другим субъективным причинам.
Плановые бюджеты расходов по многим статьям зачастую формируются по факту прошлого месяца либо как среднестатистическая фактическая цифра за какой-то период, то есть формально. Формировать плановый бюджет по принципу «а сколько должно быть?» — очень трудоемкая работа, так как нужно обрабатывать первичные документы, знать все тарифы по доставке грузов, нормы расхода ГСМ, нормы расхода сырья, нормативы энергопотребления, нормы расхода вспомогательных материалов и многое другое. Поэтому на многих предприятиях бюджет доходов и расходов — просто дань моде, а некоторые руководители предприятий, не получив нужного эффекта по экономии ресурсов и росту рентабельности производства, вообще отказываются от бюджетов доходов и расходов, довольствуясь бухгалтерской отчетностью. Но ведь обязанность руководителя — правильно поставить задачу перед начальником планового отдела и получить требуемый ему результат.
Если руководитель предприятия решил, что бюджет доходов и расходов нужен, то для начала процесса бюджетирования необходимы:
1) приказ по предприятию, регламентирующий порядок бюджетирования, который должен включать в себя:
- перечень статей бюджета с кодировкой;
- перечень подразделений, в разрезе которых будет вестись учет с кодировкой;
- перечень ответственных лиц за сбор и предоставление информации;
- акцентирование на том, что ни одна программа и ни одна отчетная таблица на предприятии не формировались и не предоставлялись без кодировки БДР;
- ответственность лиц за сбор и предоставление информации без кода БДР или за несвоевременное предоставление такой информации;
2) исполнение приказа или сбор и предоставление информации по статьям бюджета в нужный срок ответственными лицами.