Факсимиле на первичных документах
Начнем с того, что несмотря на достаточно широкое использование терминов «факсимиле» и «факсимильная подпись», их определения в отечественном законодательстве нет. Впрочем, отсутствие официального определения можно оправдать общеизвестностью значения термина «факсимиле»*. В качестве ориентира, как правило, используют определения «факсимиле», приведенные в словарях. Например, в толковом словаре С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой факсимиле определено как «точное воспроизведение рукописи документа, подписи, изображения; клише, воспроизводящее такую подпись, изображение».
* Субъекты хозяйственных отношений в случае спора о значении данного термина, например, могут сослаться на ч. 3 ст. 213 ГКУ, согласно которой при толковании содержания сделки во внимание принимаются одинаковое для всего ее содержания значение слов и понятий, а также общепринятое в соответствующей сфере отношений значение терминов .
В свою очередь, подпись в общепринятом значении определяется как уникальная совокупность символов, написанных от руки , с применением определенных оформительных приемов, служащая для идентификации человека . Такое понимание практически совпадает с приведенной в п. 5.23 ГСТУ 4163-2003 «Требования к оформлению документов» характеристикой подписи как реквизита документа. В соответствии с ней подпись состоит из названия должности лица, которое подписывает документ (полной, если документ напечатан не на бланке, сокращенной — на документе, напечатанном на бланке), личной подписи , инициала(-ов) и фамилии.
Из общепринятого понимания термина «факсимиле» исходят и суды. В частности, в одном из судебных решений указывается, что «по своему определению «факсимиле» — это точное воспроизведение какого-либо графического оригинала, в том числе подписи , фотографическим способом, печатью, другой репродукцией; это клише, печать, при помощи которых можно многоразово воспроизводить собственноручную подпись лица. Факсимиле используется, как правило, должностным лицом, в обязанности которого входит подписание большого количества документов, писем и других деловых бумаг. Факсимиле приравнивается к собственноручной (оригинальной) подписи и имеет с ней одинаковую юридическую силу » ( определение Харьковского апелляционного административного суда от 03.03.2008 г. по делу № 22-а-845 другими актами гражданского законодательства, либо по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. Например, письма Минюста от 10.01.2005 г. № 19-45-1590 и Минфина от 19.01.2005 г. № 31-04200-30-29/819 содержат ссылки одновременно и на ст. 207 ГКУ , и на п. 2.5 Положения № 88 , проводя таким образом между ними некую параллель. Этот же аргумент в последующем использовал Нацбанк в письме от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507 для обоснования вывода о том, что применение факсимиле не допускается, если прямого указания об обратном не содержит специальный нормативный акт.
На наш взгляд, госорганы, применяя ко всем первичным документам предписания ГКУ , касающиеся сделок, неоправданно расширяют понятие сделки. Напомним, согласно ч. 1 ст. 202 ГКУ сделкой является действие лица, направленное на получение, изменение либо прекращение гражданских прав и обязанностей. Таким образом, под сделкой можно понимать только то действие, в том числе оформленное документально, которое отражает некое волеизъявление субъекта. Если же документ только фиксирует состоявшийся факт (например, акт приемки-передачи, товарная накладная), он не охватывается определением сделки.
Кроме того, следует учитывать, что в специальном нормативном акте может содержаться прямой запрет на применение факсимиле. В этом случае дискуссии по поводу правомерности факсимиле на первичном документе быть не может (в табл. 1) приведены примеры установления таких прямых запретов на использование факсимиле).
Безусловно, прямое указание на возможность использования факсимиле при оформлении первичных документов также позволит избежать споров (см. табл. 1). Например, согласно абзацу второму п. 2.2 Положения о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2000 г. № 520 , использование факсимиле разрешается при подписывании чеков, предназначенных для выплаты пенсий (перечисления пенсий иностранных государств резидентам Украины) либо в других случаях, предусмотренных законодательством страны чекодателя.
Использование факсимиле в документах
Текст нормы, регламентирующей использование факсимиле
Нормативный акт
Запрет на использование факсимиле
Денежный чек должен содержать оттиск печати и подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) клиента согласно карточке образцов подписей. Использование факсимиле не допускается (п. 7).
Глава 1 раздела III «Кассовые операции банков с клиентами» Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 14.08.2003 г. № 337
Расчетные документы при безналичных расчетах в национальной валюте
При подписывании расчетного документа не разрешается использование факсимиле, а также исправление и заполнение расчетного документа в несколько приемов (п. 2.8). Чек заполняется чекодателем собственноручно либо с использованием технических средств. Не разрешается внесение в чек исправлений и использование вместо подписи факсимиле (абзацы второй и третий п. 7.6). Банк-эмитент может отказаться от оплаты чека, если чек либо реестр чеков заполнены с нарушением требований этой главы либо есть исправления, вместо подписи стоит факсимиле (п. 7.20).
Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. № 22
Платежные поручения в иностранной валюте либо банковских металлах
При подписывании платежных поручений в иностранной валюте либо банковских металлах, заявлений о покупке либо продаже иностранной валюты либо банковских металлов не разрешается использовать факсимиле (п. 1.6)
Положение об оформлении и исполнении документов на перечисление, зачисление, покупку и продажу иностранной валюты либо банковских металлов, утвержденное постановлением правления НБУ от 05.03.2003 г. № 82 (утратило силу)
Плательщик для осуществления операции по перечислению средств в иностранной валюте либо банковских металлов со счета подает в уполномоченный банк платежное поручение в иностранной валюте либо банковских металлах в произвольной форме, которое обязательно должно содержать такие реквизиты: <. > оттиск печати и подписи ответственных лиц плательщика, которые заявлены им в карточке с образцами подписей и оттиска печати (физическое лицо, у которого ее нет, проставляет только свою подпись) (п. 2.1)
Положение о порядке исполнения банками документов на перечисление, принудительное списание и арест средств в иностранных валютах и банковских металлах и изменениях в некоторые нормативно-правовые акты Национального банка Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 28.07.2008 г. № 216
Вексель подписывается: от имени юридических лиц — собственноручно руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами. Подписи скрепляются печатью; от имени физических лиц — собственноручно указанным физическим лицом либо уполномоченным им лицом, с указанием индивидуального идентификационного номера из Государственного реестра физических лиц — плательщиков налогов и других обязательных платежей, и паспортных данных векселедателя-трассанта. Подпись скрепляется печатью (в случае ее наличия) (абзац третий ч. 3 ст. 5)
Закон Украины «Об обращении векселей» от 05.04.2001 г. № 2374-III
Прямое разрешение на использование факсимиле
Чеки, предназначенные для выплаты пенсий
Использование факсимиле разрешается при подписывании чеков, предназначенных для выплаты пенсий (перечисления пенсий иностранных государств резидентам Украины) либо в других случаях, предусмотренных законодательством страны чекодателя (абзац второй п. 2.2)
Положение о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2000 г. № 520
Договор, доверенность на совершение определенных действий от имени лица, выдавшего доверенность
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи при помощи средств механического либо другого копирования, электронно-цифровой подписи либо другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, либо по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей (ч. 3 ст. 207)
Гражданский кодекс Украины
Но есть и более спорные ситуации. Из приведенных выше положений Закона о бухучете и Положения № 88 видно, что они различают понятия «личная подпись» и «подпись с применением факсимиле». Поэтому можно сделать следующий вывод: если законодательный акт, предусматривающий специальные требования к оформлению того или иного первичного документа, в качестве реквизита называет личную подпись, использование факсимиле в этом случае может быть расценено как неправильное оформление первичного документа . В качестве примера можно привести п. 1.11 Инструкции о порядке осуществления контроля за экспортными, импортными операциями (название с изменениями, внесенными постановлением Правления НБУ от 22.08.2008 г. № 255), утвержденной постановлением Правления НБУ от 24.03.99 г. № 136 . В соответствии с ним копии документов, которые подаются резидентом в банк, удостоверяются собственноручно подписью резидента (уполномоченного лица) и оттиском его печати (при наличии). В этом случае использование факсимиле неуместно, хотя не исключено, что суды будут более либеральны в своих суждениях и укажут на «одинаковую юридическую силу личной подписи и подписи с применением факсимиле».
В целом суды достаточно лояльно относятся к возможности использования факсимильной подписи. Приведем примеры из судебной практики. Так, в определении от 17.05.2007 г. ВАСУ признал возможность использования факсимиле при оформлении актов приема-передачи как первичных документов.
Достаточно последовательно судебные органы признают возможность проставления факсимиле и на налоговых накладных (оснований считать, что в вопросе оформления первичных документов они будут высказывать другое мнение, нет). Напомним, согласно п. 18 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом ГНАУ от 30.05.97 г. № 165 , все составленные экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным налогоплательщиком осуществлять поставку товаров (услуг), и скрепляются печатью такого налогоплательщика-продавца. Поскольку в приведенном пункте нет оговорки о возможности либо невозможности применения факсимиле, Госкомпредпринимательства в письме от 19.03.2004 г. № 1699 сделал вывод, что все составленные экземпляры налоговой накладной должны быть подписаны собственноручно уполномоченным плательщиком налога осуществлять продажу товаров (работ, услуг) лицом без использования аналогов воспроизведения собственной подписи ( факсимильной подписи ).
Высший административный суд, напротив, в такой формулировке не видит указания на исключительную обязательность собственноручной подписи налогоплательщика и исходит из того, что проставление факсимиле вместо личной подписи при наличии всех обязательных реквизитов не является основанием для непринятия налоговой накладной ( определения ВАСУ от 29.05.2008 г. № К-13190/06, от 06.02.2007 г. № К-9000/06 ). В одном из дел ВАСУ исходил из того, что Закон о бухучете не содержит каких-либо оговорок в отношении способа выполнения подписи должностным лицом предприятия, учреждения, организации, и если такой оговорки нет и в специальном акте, не имеет значения, каким образом поставлена подпись — нанесением рукописного текста или нанесением оттиска подписи с помощью факсимиле ( определение ВАСУ от 06.09.2006 г., постановление ВХСУ от 01.07.2004 г. № 5/1961-3/213 ). В то же время мы рекомендуем, учитывая настойчивость налоговых органов в этом вопросе, все же не поддаваться соблазну и отдавать предпочтение «живой» подписи на налоговой накладной.
Кроме того, следует принять во внимание не раз высказываемое государственными органами мнение о распространении положений ГКУ в части применения факсимиле при оформлении сделок на правила оформления первичных документов, а также тот факт, что определенные первичные документы могут охватываться понятием сделки. В связи с этим субъектам хозяйствования перед проставлением факсимиле на первичных документах целесообразно оформить соглашение о его применении , в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. Сделать это можно как путем подписания отдельного документа либо включения дополнительного раздела в договор, так и путем обмена письмами.
Таким образом, на наш взгляд, факсимильное воспроизведение подписи может использоваться в тех случаях, если действующее законодательство , в частности специальный нормативный акт, устанавливающий требования к оформлению того или иного первичного документа, не содержит прямого запрета на такое использование . Этот вывод, например, можно распространить на накладные и счета-фактуры, к оформлению которых дополнительные по сравнению с Законом о бухучете и Положением № 88 требования не предъявляются. Однако, чтобы избежать споров как со своими контрагентами, так и с проверяющими, в таких случаях есть смысл отдельно оговорить возможность проставления факсимиле на определенных документах.
Проставление факсимиле при отсутствии специальной оговорки о возможности/невозможности его использования