УЧЕТ МЕДИКАМЕНТОВ, СПИРТА, РЕНТГЕНПЛЕНКИ И ХИМИЧЕСКИХ РЕАКТИВОВ В ЗАВЕДЕНИЯХ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ УЧЕТА МЕДИКАМЕНТОВ

Основным нормативным документом, регламентирующим сегодня учет медицинских препаратов, является Инструкция № 747. Следует обратить внимание на то, что эта Инструкция очень устарела и не учитывает всех аспектов современной деятельности лечебно-профилактических заведений (далее — ЛПЗ), однако никаких новых нормативных документов по этому поводу не принято. Хотя следует отметить, что есть надежда на принятие в ближайшее время нового нормативного документа по учету медикаментов, перевязочных средств и других изделий медицинского назначения. Эта надежда обусловлена распоряжением КМУ «Вопросы укрепления финансово-бюджетной дисциплины» от 19.01.2011 г. № 148-р , которым Минздраву поручено разработать в шестимесячный срок инструкцию по ведению учета лекарственных и перевязочных средств, а также изделий медицинского назначения.

До утверждения и вступления в силу новой инструкции ЛПЗ должны продолжать руководствоваться Инструкцией № 747 .

Согласно Инструкции № 747 в ЛПЗ учитываются:

— медикаменты — лекарственные средства, сыворотки и вакцины, лекарственное растительное сырье, лечебные минеральные воды, дезинфекционные средства и т. п.;

— перевязочные средства — марля, бинты, вата, компрессионная клеенка и бумага, алигнин и т. п.;

— вспомогательные материалы — бумага вощеная, пергаментная и фильтровальная, бумажные коробки и мешочки, капсулы и облатки, колпачки, пробки, нити, сигнатуры, этикетки, резиновые обхваты, смола и т. п.;

— тара — стаканы и банки емкостью свыше 5000 мл, бутыли, бидоны, ящики и другие предметы возвратной тары, стоимость которой не включена в цену приобретенных медикаментов, а указана в оплаченных счетах отдельно.

Обратим внимание на то, что в п. 6 Инструкции № 747 определено, что в аптеках, отделениях (кабинетах) учреждений предметно-количественному учету подлежат следующие материальные ценности:

— ядовитые лекарственные средства;

— наркотические лекарственные средства;

— новые препараты для клинических испытаний и исследований;

— дефицитные и дорогие медикаменты и перевязочные средства;

— тара (как пустая, так и занятая лекарственными средствами).

Считаем, что на сегодняшний день такие понятия, как «новые препараты», «дорогие и дефицитные медикаменты», в условиях деятельности большого количества аптек и фармацевтических фирм не являются актуальными.

Также обращаем внимание на следующее: несмотря на то что п. 6 Инструкции № 747 содержит исчерпывающий перечень материальных ценностей, подлежащих предметно-количественному учету, все же настоятельно рекомендуем вести предметно-количественный учет всех медицинских препаратов, поступающих в ЛПЗ, поскольку это усилит контроль за их использованием и предупредит нарушения правил их оборота.

Поскольку организация учета медикаментов в первую очередь зависит от наличия аптеки в ЛПЗ, рассмотрим этот вопрос подробнее.

Если ЛПЗ имеет аптеку

Отметим, что аптека заведения должна размещаться в помещениях, обеспечивающих надлежащие условия хранения лекарственных средств и других материальных ценностей.

При наличии в ЛПЗ аптеки лекарственные средства учитываются как в бухгалтерии, так и в аптеке. При этом приобретенные и полученные аптекой лекарственные средства оприходуются на основании счетов поставщика после их проверки на соответствие количеству и качеству. Полученные и проверенные счета поставщиков регистрируются в Книге регистрации счетов, поступивших в аптеку (ф. № 6-МЗ) , типовая форма которой утверждена Инструкцией № 747 , подписываются ответственным лицом, осуществившим проверку и прием медикаментов, и передаются в бухгалтерию.

При выявлении недостачи, излишков, порчи и боя материальных ценностей комиссия, созданная по поручению руководителя заведения, осуществляет прием материальных ценностей согласно инструкциям о порядке приема продукции и товаров по количеству и качеству в установленном порядке ( п. 16 Инструкции № 747 ).

Как определено в п. 18 Инструкции № 747, отпуск лекарственных средств материально ответственным лицам отделений (кабинетов) производится заведующим аптекой или его заместителем по накладным (требованиям) (ф. № 434). Однако следует отметить, что в настоящее время действует типовая форма накладной (требования) (ф. № 3-3) , утвержденная приказом № 130 , которой и следует пользоваться.

Накладные (требования) оформляются в двух экземплярах и содержат следующие данные:

— полное название лекарственного средства;

Первый экземпляр накладной остается в аптеке, второй передается материально ответственному лицу того отделения, которое получает лекарственные средства. Оба экземпляра подписывает получатель медикаментов и заведующий аптекой или его заместитель.

Каждая накладная на выдачу медикаментов таксируется заведующим аптекой или его заместителем, после чего накладные записываются в порядке номеров в Книге учета протаксированных накладных (требований) (ф. № 7-МЗ). В конце месяца в этой книге подсчитывается общая сумма по каждой группе лекарств и общая сумма за месяц и составляется Отчет аптеки о поступлении и расходовании медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения (ф. № 1-МЗ).

Предметно-количественный учет медицинских препаратов в аптеке в разрезе соответствующих наименований ведется в Книге предметно-количественного учета аптечных запасов (ф. № 8-МЗ). На каждое наименование, фасовку, лекарственную форму, дозировку лекарственных средств открывается отдельная страница (или несколько страниц при необходимости). Выдача указанных лекарственных средств в отделении оформляется специальными накладными (требованиями), утвержденными руководителем учреждения; в них проставляются штамп и печать учреждения, указываются номера медицинских карточек, фамилии, имена и отчества больных, для которых выписаны лекарства. Получает такие медикаменты только материально ответственное лицо определенного отделения (кабинета). На основании накладных (требований) на отпущенные из аптеки лекарственные средства составляется Ведомость выборки израсходованных лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету (ф. № 1-МЗ), записи в которой осуществляют по каждому наименованию. Общее количество отпущенных препаратов (согласно выборке за день) переносится в книгу ф. № 8-МЗ. На основании полученных из аптеки документов в бухгалтерии учет указанных препаратов осуществляется в денежном выражении по отдельным позициям.

Работник бухгалтерии заведения, на которого должностной инструкцией возложены обязанности ведения бухгалтерского учета лекарственных средств, не реже одного раза в квартал осуществляет выборочные проверки правильности ведения книги ф. № 8-МЗ, ведомости ф. № 1-МЗ и книги ф. № 7-МЗ и подсчета итогов в накладных (требованиях), что подтверждается в проверенных документах подписью проверяющего (п. 21 Инструкции № 747) .

Ответственность за правильное применение розничных цен, подсчет стоимости лекарственных средств в накладных (требованиях), расходных документах и инвентаризационных описях несет заведующий аптекой.

Первые экземпляры заполненных аптекой накладных (требований), пронумерованных с начала года, вместе с книгой ф. № 7-МЗ остаются у заведующего аптекой и хранятся в течение одного календарного года (не учитывая текущего) в сброшюрованном виде по месяцам.

Накладные (требования) на отпуск лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, хранятся у заведующего аптекой в течение трех лет .

По окончании указанных сроков хранения накладные (требования) могут быть уничтожены при условии, если контролирующей или вышестоящей организацией была проведена документальная ревизия заведения, в ходе которой были проверены вопросы правильности оформления накладных (требований) ф. № 7-МЗ и предметно-количественного учета аптечных запасов ф. № 8-МЗ. Об уничтожении накладных (требований) составляется акт , который утверждается в установленном порядке.

Однако здесь следует отметить, что органы ГКРС обычно проводят ревизии финансово-хозяйственной деятельности ЛПЗ, в ходе которых проверяются и вопросы учета медикаментов и изделий медицинского назначения, раз в три года, поэтому все документы в течение этого срока должны храниться и могут быть уничтожены только после проведения ревизии.

Стоимость тары, не подлежащей обмену и возврату, которая включена поставщиком в цену лекарственных средств, списывается при списании лекарственных средств. Если стоимость безвозвратной одноразовой тары не включена в цену полученных средств, а указана в счете поставщика отдельно, эта тара по мере высвобождения от упакованных в нее лекарственных средств списывается с подотчета заведующего аптекой.

Обменная (возвратная) тара при сдаче ее поставщику или таросборочным организациям включается в отчет заведующего аптекой, а возвращенные за нее учреждению средства относятся на восстановление кассовых расходов.

Кроме того, в соответствии с п. 46 Инструкции № 125 тара учитывается по ценам, указанным в счетах поставщиков. При возврате или реализации тары разница между ценой приобретения и ценой, по которой тара реализована, относится на фактические расходы .

В конце каждого месяца заведующий аптекой составляет Отчет аптеки о поступлении и расходовании аптечных запасов в денежном (суммарном) выражении ф. № 11-МЗ с выделением в отчете групп лекарственных средств, перечисленных в Инструкции № 747 .

Составление отчета ф. № 11-МЗ начинается с указания остатка стоимости лекарственных средств по каждой их группе на начало отчетного месяца. Эти остатки переносятся с утвержденного отчета ф. № 11-МЗ за предыдущий месяц. В приход записывается стоимость лекарственных средств, поступивших в аптеку за месяц согласно счетам поставщиков, зарегистрированным в книге ф. № 6-МЗ. В расходной части записывается стоимость отпущенных аптекой лекарственных средств отделениям (кабинетам) по накладным (требованиям), записанным в книгу ф. № 7-МЗ. На основании актов и других документов, являющихся основанием для списания, записывается также стоимость испорченных лекарственных средств, возвращенной (реализованной) обменной тары и суммарные разницы от лабораторно-фасовочных работ.

В конце отчета показывается остаток стоимости лекарственных средств и прилагаются документы, кроме протаксированных накладных (требований), остающихся на хранении в аптеке.

В соответствии с п. 28 Инструкции № 747 отчет аптеки составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета подписывается заведующим аптекой и подается в бухгалтерию учреждения не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным, или в сроки, утвержденные графиком документооборота, а второй остается у заведующего аптекой. После проверки отчета бухгалтерией и утверждения его руководителем учреждения отчет аптеки служит основанием для списания бухгалтерией заведения израсходованных лекарственных средств.

Однако отметим, что списывать лекарственные средства на основании только отчета аптеки неправильно . Это связано с тем, что списание медикаментов в бухгалтерском учете должно проводиться по факту их использования (об этом детальнее будет идти речь в подразделе о списании медикаментов). Из аптеки медикаменты поступают старшим медицинским сестрам отделений, которые являются материально ответственными лицами. По мере использования медикаментов старшие медицинские сестры включают их в отчеты, которые подают ежемесячно в бухгалтерию, и именно эти отчеты являются основаниями для списания медикаментов в бухгалтерском учете ЛПЗ.

Если ЛПЗ не имеет аптеки

ЛПЗ, не имеющие своих аптек, должны закупать лекарственные средства в государственных и хозрасчетных аптеках в порядке, предусмотренном соглашением между ними. Поступление лекарственных средств при такой форме организации медицинского заведения осуществляется в виде плановых поставок. Это означает, что расчеты между аптекой и медицинским заведением имеют систематический характер. Обычно медицинское заведение периодически перечисляет поставщику обусловленную соглашением сумму средств. Поставщик (аптека) в свою очередь систематически отпускает медицинскому заведению лекарственные препараты по его требованию (по поручению), не требуя оплаты по каждому случаю отпуска медикаментов. На отпущенные за определенный период лекарственные средства поставщик выписывает счет с приложением подтверждающих документов. Бухгалтерия лечебно-профилактического заведения проверяет такие счета и принимает их к исполнению. При этом уточняется и регулируется состояние расчетов с поставщиком (аптекой) за полученные лекарственные средства.

Лекарственные средства отпускаются из аптеки в медицинское заведение по накладным (требованиям) ф. № 3-3, которые выписывает старшая медицинская сестра каждого отделения заведения по группам препаратов в четырех экземплярах, а на лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, в пяти экземплярах; из них два экземпляра накладных (требований) поступают в ЛПЗ; два экземпляра остаются в аптеке (а на лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, — три экземпляра).

Получение лекарственных средств из аптеки осуществляется материально ответственными лицами отделений (старшими медицинскими сестрами) по доверенности. Полученные лекарственные средства хранятся в отделениях.

В соответствии с п. 37 Инструкции № 747 получение лекарственных средств из хозрасчетной аптеки материально ответственные лица ЛПЗ подтверждают росписью на всех экземплярах накладных (требований), при этом они получают один экземпляр, протаксированный по каждой лекарственной форме до полной копейки, а работник аптеки расписывается в выдаче лекарственных средств и правильности таксировки на всех экземплярах накладных (требований).

Согласно п. 39 Инструкции № 747 в амбулаторно-поликлинических заведениях лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, выписывает главная (старшая) медицинская сестра по отдельным накладным (требованиям), получает их из хозрасчетной аптеки и подает в отделение (кабинеты) для текущей потребности.

Учет лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, ведется главной (старшей) медицинской сестрой в порядке, установленном п. 7 Инструкции № 747 . По окончании каждого месяца главная (старшая) медицинская сестра подает в бухгалтерию Отчет о движении лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету , по ф. № 2-МЗ (далее — Отчет), который утверждается руководителем заведения.

Следует отметить, что на практике ситуация несколько иная. Старшие медицинские сестры отделений являются материально ответственными лицами, и именно они составляют ежемесячно Отчет и подают его в бухгалтерию.

Приведем пример Отчета, который должны ежемесячно подавать в бухгалтерию старшие медсестры отделений или другие материально ответственные лица.

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ МЕДИКАМЕНТОВ

Согласно п. 44 Инструкции № 747 к обязанностям бухгалтерии ЛПЗ относятся:

— обеспечение правильной организации бухгалтерского учета лекарственных средств;

— осуществление контроля за своевременным и правильным оформлением документов и законностью осуществляемых операций;

— контроль за правильным, экономным и по назначению расходованием денежных средств, выделяемых на приобретение лекарственных средств, за их сохранностью и движением;

— постоянный контроль за правильным ведением в отделениях (кабинетах) заведения предметно-количественного учета лекарственных средств;

— участие в проведении инвентаризации лекарственных средств, своевременное и правильное определение ее результатов и отражения их в учете.

Медикаменты являются составной частью запасов бюджетных учреждений, поэтому их учет должен осуществляться согласно требованиям Инструкции № 125 .

Бухгалтерский учет расчетов за медикаменты, которые осуществляются в порядке плановых платежей, ведется в мемориальном ордере № 7 «Накопительная ведомость по расчетам в порядке плановых платежей» ф. № № 410 (бюджет).

Учет ведется отдельно по каждому поставщику, для которого отводится необходимое количество строк с целью отражения операций в течение месяца в разрезе кодов экономической классификации расходов. Записи в накопительной ведомости осуществляются по каждому документу (платежному поручению, счету но др.) по мере осуществления операций.

Операции по расчетам в порядке плановых платежей, осуществляемым за счет средств специального фонда, ведутся в отдельном ордере.

Мемориальный ордер подписывается исполнителем, лицом, проверившим мемориальный ордер, и главным бухгалтером.

В соответствии с п. 26 Инструкции № 125 медикаменты, компоненты, бактерицидные препараты, дезинфекционные средства, сыворотки, вакцины, кровь, пленка для рентгеновских снимков, материалы для проведения анализов и перевязочные средства, мелкий медицинский инвентарь (термометры, ланцеты, пинцеты, иглы и т. п.) учреждений, в сметах которых эти расходы предусмотрены по коду экономической классификации расходов 1132 « Медикаменты и перевязочные материалы», учитываются на субсчете 233 «Медикаменты и перевязочные средства». На этом субсчете также учитываются вспомогательные и аптечные материалы в медицинских заведениях, имеющих свои аптеки.

Тара должна учитываться на субсчете 236 « Тара» (п. 29 Инструкции № 125) .

Для учета операций о расходовании медикаментов применяется мемориальный ордер № 13 « Накопительная ведомость расходования материалов».

Записи по дебету субсчетов, корреспондирующих с материальными субсчетами, осуществляются в разрезе кодов экономической классификации расходов.

Приведем основные бухгалтерские проводки, связанные с поступлением и списанием медикаментов.

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎