Особенности учета расчетов с персоналом по оплате труда в казенном учреждении (С.В. Козменкова, Н.А. Шарапова, журнал "Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", N 19, 20, октябрь 2017 г.)
Журнал "Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", N 19, октябрь 2017 г., с. 2-12, N 20, октябрь 2017 г., с. 9-20.
Предмет и тема. Трудовые отношения между работником и работодателем определяются Трудовым кодексом РФ, в соответствии с которым заработная плата или оплата труда работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда. Между тем недостаточно полно рассмотрены учет расчетов с персоналом по заработной плате в казенных учреждениях, имеющих свои особенности.
Цели и задачи. Показать состояние и выявить проблемные вопросы по учету труда и его оплаты в казенном учреждении на примере сельской администрации.
Методология. В процессе исследования были применены следующие методы: сравнительный анализ, систематизация, индукция, дедукция.
Результаты. На основе проведенного исследования был представлен бюджетный учетный процесс в сельской администрации по расчетам с работниками по заработной плате, выявлены проблемные вопросы его организации.
Область применения результатов. Результаты данной статьи могут применяться в теории и практике бюджетного учета в казенных учреждениях.
Выводы и значимость. Рассмотрено состояние учета расчетов с персоналом на примере сельской администрации, в том числе первичная документация, начисления заработной платы и удержания из нее, аналитический и синтетический учет, выявлены проблемные вопросы автоматизации учета.
Трудовые отношения между работником и работодателем установлены Трудовым кодексом Российской Федерации.
В статье 129 Трудового кодекса Российской Федерации дается определение заработной платы (оплаты труда работников), а также основные положения, согласно которыми заработная плата устанавливается трудовым договором, в соответствии с системами оплаты труда, разрабатываемыми работодателем [1].
Проблемные вопросы оплаты труда и ее учета, предложения по их решению в различных отраслях, удержания из заработной платы, создания резервов предстоящих расходов, раскрытия в бухгалтерской отчетности информации о вознаграждениях персоналу представлены в трудах Р.А. Алборова и Г.Р. Концевого [2], С.А. Кемаевой и Т.А. Семенчиковой [3], Т.С. Масловой [4, 5], Т.Ю. Серебряковой [6], Л.Б. Сунгатуллиной [7].
Тем не менее остаются проблемные вопросы организации и методики учета труда и его оплаты, в том числе в государственных учреждениях.
Государственные учреждения подразделяются на следующие типы:
Такое деление было введено Федеральным законом N 83-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений", который был принят 08.05.2010 как один из этапов реформирования бюджетного сектора российской экономики и внес изменения в Бюджетный кодекс Российской Федерации [9, 10].
Таким образом, было введено понятие "казенное учреждение - это государственное (муниципальное) учреждение, осуществляющее оказание государственных (муниципальных) услуг, выполнение работ и (или) исполнение государственных (муниципальных) функций в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий органов государственной власти (государственных органов) или органов местного самоуправления, финансовое обеспечение деятельности которого осуществляется за счет средств соответствующего бюджета на основании бюджетной сметы" [10].
Выбранный объект исследования - администрация Приокского сельсовета одного из районов Нижегородской области (далее - Администрация, приводится условное название администрации) по всем признакам, приведенным в определении, является казенным учреждением. Рассмотрим учет расчетов с персоналом по оплате труда на примере данного учреждения.
Администрация Приокского сельсовета начала свою работу в 1937 г. Деятельность как ныне существующее учреждение Администрация осуществляет с 1993 г., после регистрации в Межрайонной инспекции ФНС России по Нижегородской области.
До 2010 г. Администрация действовала как бюджетное учреждение. После вступления в силу ФЗ-83 [9] Приокская сельская Администрация стала казенным учреждением.
Основными видами деятельности Приокской Администрации являются:
- государственное управление и обеспечение военной безопасности;
- обязательное социальное обеспечение;
- государственное управление общего характера;
- деятельность органов местного самоуправления поселковых и сельских населенных пунктов.
Свою деятельность Администрация сельсовета осуществляет на основании Устава муниципального образования Приокского сельсовета и изменений к нему.
Муниципальное образование "Приокский сельсовет" наделен статусом сельского поселения (далее - сельское поселение).
Правовую основу местного самоуправления составляют:
- принципы и нормы международного права;
- международные договоры Российской Федерации;
- федеральные конституционные законы;
- Федеральный закон "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- другие федеральные законы, издаваемые в соответствии с ними нормативные правовые акты Российской Федерации (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, иные нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти);
- законы и иные нормативные правовые акты Нижегородской области;
- Устав Администрации Приокского сельсовета;
- решения, принятые на местных референдумах;
- иные муниципальные правовые акты [11, ст. 4].
Видом экономической деятельности Администрации является деятельность органов местного самоуправления поселковых и сельских населенных пунктов, код по ОКВЭД (Общероссийский классификатор видов экономической деятельности) 75.11.32; собственность Администрации является муниципальной, код по ОКФЭС (Общероссийской классификатор форм собственности) [14].
Структуру органов местного самоуправления сельского поселения составляют:
- представительный орган сельского поселения - сельский Совет;
- глава муниципального образования - глава местного самоуправления;
- исполнительно-распорядительный орган сельского поселения - администрация;
- контрольно счетный орган сельского поселения - контрольно-счетная комиссия.
В самой Администрации действуют два уровня местного управления.
Первый уровень - это глава Администрации, который подчиняется Администрации города.
Второй уровень - это глава местного самоуправления, который подчиняется Земскому собранию города.
В Администрации обособленно выделяется структурное подразделение - "Бухгалтерия". В нее входят должности главного бухгалтера и экономиста. Работники, занимающие данные должности, осуществляют свою работу на основании соответствующих должностных инструкций.
Каждый год руководство Администрации сельсовета формирует и утверждает учетную политику.
В течение года Администрация осуществляет бухгалтерский и налоговый учет на основании учетной политики, принятой распоряжением главы Администрации.
Учетная политика является основой ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности любой организации [12, 13, 14].
Учетная политика Администрации Приокского сельсовета состоит из пяти разделов, а также утвержденных приложений. Рассмотрим состав учетной политики Администрации.
В разделе "Общие положения" указаны общие сведения об Администрации и организации бухгалтерского учета в Администрации.
В разделе "Организация бухгалтерского учета" определено, что бухгалтерский учет в Администрации ведется в специальных компьютерных программах ("1С: Бухгалтерия" и "Парус").
Программа "Парус" используется для расчета заработной платы, а программа "1С: Бухгалтерия" - для ведения учета и отчетности. Бухгалтерия Администрации осуществляет свою работу на основании Плана счетов казенного учреждения, утвержденного приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению" [15]. На основании плана счетов, приведенного в приказе Минфина России N 162н, Администрация разработала и утвердила в качестве приложения к учетной политике рабочий план счетов. В рабочем плане счетов указаны счета, которые Администрация непосредственно использует в своей работе.
Учет осуществляется в первичных документах унифицированных форм. Формы используемых документов, которые не унифицированы, а разработаны специалистами бухгалтерии Администрации, утверждены в учетной политике Администрации Приокского сельсовета. Документы разрабатываются на основании графика документооборота, утвержденного в приложении к учетной политике Администрации, с указанием ответственных за составление и представление документов.
В разделе "Учет хозяйственных операций" указывается состав работников, которые имеют право на получение подотчетных сумм, а также сроки, на которые выдаются подотчетные суммы. Определены виды оценки, по которой объекты принимаются к учету, и порядок определения этой оценки, а также порядок присвоения инвентарных номеров объектам.
Раздел "Порядок и сроки проведения инвентаризаций" содержит сведения об инвентаризации.
Инвентаризация обязательно проводится при составлении годовой отчетности, определены также случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным. Указан состав комиссии, которая создается для проведения инвентаризации различных участков. Кроме того, утвержден план проведения годовой инвентаризации, который также является одним из приложений к учетной политике Администрации.
В разделе "Изменение учетной политики" представлены заключительные положения, а также информации о применении данной учетной политики и порядке внесения в нее изменений.
Администрация Приокского сельсовета является казенным учреждением, осуществляет учет труда и его оплаты в соответствии с постановлением Правительства РФ N 583 [16], использует простую повременную форму оплаты труда для оплаты рабочего времени основных сотрудников, что определено в коллективном договоре учреждения.
Согласно Положению об оплате труда заработная плата в Администрации состоит из:
- надбавки за стаж (в % от оклада);
- надбавки за особые условия труда (в % от оклада);
- ежемесячной премии (в % от оклада).
Основная составляющая заработной платы штатных работников Администрации - это оклад.
Оклад (должностной оклад) - "фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат" [1, ст. 129].
Оклад является базовой и неизменной составляющей заработной платы и устанавливается работодателем исходя из определенных Трудовым кодексом РФ критериев, включающих:
- количество выполняемой работы;
- условия выполняемой работы.
Перечисленные критерии закреплены в штатном расписании.
Еще одной составляющей заработной платы являются выплаты стимулирующие, компенсационные и премии.
В Администрации надбавка за стаж, надбавка за особые условия труда и ежемесячная премия по итогам работы за месяц относятся к стимулирующим выплатам.
Рассмотрим более подробно первичную документацию по учету личного состава, рабочего времени и расчетов с персоналом по заработной плате.
Учет личного состава в Администрации осуществляется ведением соответствующих документов (распоряжений), связанных с движением рабочей силы:
- распоряжение о приеме на работу (Форма Т-1);
- распоряжение о переводе (Форма Т-5);
- распоряжение на отпуск: ежегодный, учебный, неоплачиваемый (Форма Т-6);
- распоряжение об увольнении (Форма Т-8).
Все распоряжения составляются на бланках, утвержденных распоряжением главы Администрации Приокского сельсовета.
При приеме работника на работу составляется распоряжение. Работник-документовед (делопроизводитель) на вновь принятого работника заводит личную карточку (личное дело), куда прикладываются заверенные ксерокопии и оригиналы всех представленных вновь принятым работником документов:
- заявление от работника;
- ксерокопии паспорта с пропиской;
- страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
- свидетельства о рождении детей и заключении брака;
- копии справок об инвалидности;
- договоры гражданско-правового характера для подтверждения общего трудового стажа и стажа для начисления пособий по больничному листу;
- копии документов об образовании сотрудника и дипломов о повышении квалификации.
Все документы, за исключением заявления, трудовой книжки и договоров гражданско-правового характера, представляются также в бухгалтерию.
Кроме перечисленных ранее документов работник приносит в бухгалтерию справки: 2-НДФЛ за текущий год и справку для начисления больничного листа (если сотрудник не работал, то данные справки не представляются), выписка из лицевого счета, в случае если выплата заработной платы сотрудникам организация осуществляет на банковские карты.
Также делопроизводитель представляет в бухгалтерию сведения об общем трудовом стаже и стаже для расчета больничного листа на день принятия сотрудника на работу.
При приеме на работу в трудовой книжке делопроизводителем делается соответствующая пометка о приеме сотрудника на работу. Если сотрудник впервые устраивается на работу, то на данного работника заводят новую трудовую книжку.
Все трудовые книжки работников хранятся у делопроизводителя как бланки строгой отчетности в сейфе, он несет ответственность за сохранность трудовых книжек и правильность их ведения и оформления.
Каждому сотруднику при приеме на работу присваивается табельный номер, который заносится в кадровые и бухгалтерские документы. На предприятиях и в учреждениях применяют разные способы присваивания табельных номеров. Так, в организациях с большим движением кадрового состава, при увольнении сотрудника этот табельный номер не присваивается другим работникам в течение двух-трех лет, а затем вновь используется. В Администрации табельные номера сотрудников не повторяются в связи с небольшой текучестью кадров.
В случае движения кадрового состава внутри Администрации Приокского сельсовета составляется распоряжение о переводе (перемещении) сотрудника на другую должность. Данный документ оформляется исходя из письменного заявления работника и решения аттестационной комиссии. В случае переводов табельный номер работника не изменяется.
Большое значение в учете рабочего времени имеет правильно организованный учет затраченного работниками труда. Количество затраченного работниками труда принято измерять показателями отработанного времени или количеством выпущенной продукции. Причем показатели рабочего времени применяют при использовании повременной системы оплаты труда, а количество выпущенной продукции при использовании сдельной системы оплаты труда.
В администрации Приокского сельсовета для начисления заработной платы используется фактически отработанное работником время. Для правильного начисления заработной платы работников в бухгалтерию 2 раза в месяц, за 5 рабочих дней до дня выплаты заработной платы, согласно утвержденному в учетной политике графику документооборота, сдается табель учета использования рабочего времени. Бланк табеля (форма по ОКУД 0504421) является типовым и утвержден приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) и методических указаний по их применению" [17]. Табель сдается 2 раза в месяц для начисления заработной платы за первую половину месяца (аванс) и вторую половину месяца (окончательный расчет). Если после сдачи табеля за вторую половину месяца произошли изменения в количестве отработанного времени, то делопроизводителем составляется дополнительный табель, содержащий только информацию по сотрудникам, у которых произошли изменения в учтенном отработанном времени.
Дополнительный табель представляется в бухгалтерию для осуществления пересчета заработной платы 1 числа следующего месяца.
Если изменения в первичном табеле не происходили, то делопроизводитель дополнительный табель не составляет. Таким образом, в табеле за первую половину месяца проставлены дни с 1 по 15 число, а в табеле за вторую половину месяца с 1 по 30 (31) число. Если изменения произошли после расчета аванса, но до окончательного расчета, то изменения учитываются в табеле за вторую половину месяца, а если изменения произошли после окончательного расчета, то сдается дополнительный табель с изменениями с 1 по 30 (31) число прошедшего месяца.
Табельный учет позволяет обеспечить контроль явок и неявок сотрудников на работу, их ухода по окончании рабочего дня и нахождения на рабочем месте в течение рабочего дня. Табель использования рабочего времени ведется в целом по Администрации сплошным методом. При сплошном методе ведения табеля учета рабочего времени регистрируются все данные:
- сверхурочные часы и т.п.
Табель учета использования рабочего времени представляет собой таблицу, содержащую именной список работников по структурным подразделениям и их должности.
Для ведения табеля делопроизводитель использует унифицированные обозначения видов времени. Обозначения в табеле делятся на четыре типа:
- отработанное время (явка на работу);
- неотработанное оплачиваемое время (отпуск, командировка, больничный лист);
- неотработанное неоплачиваемое время (отпуск без сохранения заработной платы);
- праздничные и выходные дни.
Каждому виду времени присваивается буквенный шифр. Например, выход на работу обозначается буквой "Я", служебная командировка - "К", работа в праздничные и выходные дни - "РП", ежегодный основной или дополнительный оплачиваемый отпуск - "О", учебный отпуск - "УО", отпуск без сохранения заработной платы - "А", временная нетрудоспособность по листу нетрудоспособности - "Б" и т.д.
Основанием для составления табеля служат первичные документы, то есть распоряжения главы Администрации Приокского сельсовета. Основаниями для записи отклонений в использовании рабочего времени служат листки временной нетрудоспособности, распоряжения о служебных командировках, распоряжения об отпусках, распоряжения об установлении сокращенного рабочего дня (сокращение рабочего времени на 1 час для инвалидов) [18, ст. 23].
Учет работы в выходные и праздничные дни ведут на основании графика выхода в выходные и праздничные дни, а также распоряжения главы Администрации "Об объявлении рабочим днем".
По окончании месяца табель учета использования рабочего времени закрывается делопроизводителем, по каждому работнику подсчитывают дни неявок, подписывается делопроизводителем, утверждается главой Администрации и передается в бухгалтерию. Работник бухгалтерии также расписывается в табеле о его принятии. В бухгалтерии после сдачи табеля и распоряжения об установлении надбавок рассчитывается заработная плата за фактически отработанное работником время с учетом надбавок, которые для каждого работника утверждаются распоряжением главы Администрации.
По табелю производится расчет заработной платы. Например, если сотрудник находился все рабочие дни мая на рабочем месте (не было отпусков, прогулов, больничных листов и др.), то за месяц ему начислят за все им фактически отработанное время, а именно:
оклад + надбавка за стаж (%) + надбавка за особые условия труда (%) + ежемесячная премия (%).
Если сотрудник не отработал норму рабочего времени, то полученную сумму делят на количество рабочих дней в месяце (в мае 20 рабочих дней) и умножают на отработанные согласно табелю дни.
Надбавка за стаж устанавливается в соответствии со шкалой стажа, приведенной в Положении об оплате труда работников, утвержденном распоряжением главы Администрации (табл. 1).