Как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля
А вы знаете, что для путевых листов грузового транспорта используют несколько форм.
Например 4- С применяют, если оплата происходит сдельно, а форму 4-П — для автомобилей, оплата которых зависит от отработанного времени.
На данный момент, многие водители грузовых средств выходят из подполья и оформляют или ИП или ООО, и для дальнейшей работы им необходимы путевые листы, в этой статье я собрала всю самую важную информацию по этому вопросу. Всем хорошей недели!
Правила заполнения путевого листа грузового автомобиля
Путевой лист грузового автомобиля. Образец заполнения на примере путевого листа формы 4-С.
Путевые листы должны выдаваться водителю любого транспортного средства. Однако особо важны эти документы для организаций предоставляющих услуги по перевозке грузов, или перевозящих собственные грузы.
Путевые листы – документы, для которых предусмотрены типовые формы. Подробнее рассмотрим путеводные листы для грузовых автомобилей.
В этом случае имеется две типовые формы.1. Форма 4-С – ее применяют, в случае если оплата работы автомобиля производится по сдельно.
2. Форма 4-П – используется при условии работы автомобиля по тарифу, зависящему от отработанного времени.
Заполняются путевые листы диспетчером или уполномоченным на это работником. Водителю выдаются под расписку, на смену, однако только после сдачи документа за предыдущий период.
Путевой лист грузового автомобиля хранятся, в дальнейшем, вместе с остальными товарно-транспортными документами, благодаря чему обеспечивается возможность их одновременной проверки.
Порядок заполнения путевого листа грузового автомобиля. Рассматривается форма 4-СВ первой части путевой лист грузового автомобиля содержит основную информацию:
- В первую очередь заполняются реквизиты организации, выдающей документ.
- Указывается дата заполнения документа, а так же его порядковый номер.
- После осмотра транспортного средства механиком, ставится пометка о его исправности, которая должна быть подтверждена подписью проводившего осмотр.
- Указываются данные о самом транспортном средстве: номер регистрации авто, его марка, сведения о наличии прицепа, а так же сведения о самом прицепе.
- Ставится отметка о возможности выполнения водителем его обязанностей. Вывод об этом делается на основании результата медицинского осмотра. Эта отметка подтверждается подписью медицинского работника.
- Прописываются данные о водителе: ФИО, указывается номер его удостоверения.
- Заполняется таблица «Движение горючего». Она должна содержать данные о количестве горючего, которое было использовано во время работы и его марку.
- Описывается задание водителя.
- Ставятся подписи водителя и диспетчера или лица уполномоченного организацией заполнить документ.
Заполняется таблица «Работа водителя и автомобиля», в которой указываются такие данные как:
- 1. время выезда водителя на работу,
- 2. время возвращения водителя на стоянку,
- 3. показания, указанные спидометром,
- 4. фактическое время, которое водитель провел на работе.
Вторая часть путевого листа представлена таблицей «Последовательность выполнения задания». Эта таблица заполняется непосредственно водителем и содержит данные о всех его передвижениях в течении рабочего времени, а так же отчет о проделанной работе.
Правильное заполнение путевого листа грузового автомобиля Правила оформления путевого листа грузового автомобиляКак заполняется путевой лист грузового автомобиля — образец
В типовой форме путевого листа грузового автомобиля есть все необходимые поля для отражения подобной хозяйственной деятельности.
В этом материале речь пойдет о Путевом листе грузового автомобиля форма № 4-П — эта форма применяется при повременной оплате и имеет лицевую и оборотную стороны.
Законодательство предъявляет довольно строгие требования по заполнению и контролю выдачи путевых листов.
Так например путевой лист считается недействительным если в нем не заполнен хотя бы один из перечисленных ниже реквизитов:
- дата выдачи
- штамп организации владельца транспортного средства
- печать организации владельца транспортного средства
Путевой лист грузового автомобиля форма N 4-П
Что касается выдачи путевого листа водителю. Он выдается водителю под расписку только если он сдал выданный ему ранее путевой лист. Путевой лист выдается на один день или смену.
Если работа транспортного средства связана с перевозкой товарно-материальных ценностей вместе с путевым листом водителю необходимо выдать товарно транспортные накладные, номера которых, а также масса груза должны быть вписаны в него.
В бухгалтерии товарно транспортные накладные и путевые листы должны храниться вместе, для обеспечения возможности их сверки при проведении проверок.
Путевой лист содержит отрывные талоны в количестве 2 шт. Из заполоняет заказчик. В последствии эти отрывные талоны передаются заказчику вместе со счетом на оплату, как доказательство выполненной работы.
Как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля (типовая межотраслевая форма №4-C)
Путевка является важнейшим документом по учету расходов на топливо, зарплату, а также входит в состав обязательных при проверке автомобиля бланков, которые запрашивают автоинспекторы.
Порядок применения путевого листа
Однако существует два его вида: типовая межотраслевая форма 4 с и форма 4-П, которые предприятие может использовать при оформлении первичных документов по работе транспорта.
Они отличаются способом исчисления оплаты за услуги перевозки. Путевой лист грузового автомобиля форма 4-с используется когда для расчета применяются сдельные показатели, второй бланк — при повременной системе оплаты.
В качестве сопроводительного документа помимо путевки водителю вручается товарно-транспортная накладная на груз.
В нем обязательно проставляют свои отметки механик, инспектор по предрейсовому медосмотру, диспетчер, заправщик, водитель машины.
Правильность заполнения — пример
Разберем на пример, как правильно заполнить путевой лист.
Лицевая сторонаКомпания ставит на нем свой фирменный штамп. Документ должен иметь номер, который определяется при регистрации его в специальном журнале, а также дату его заполнения.
Далее нужно указать название предприятия, его адрес, номер телефона, а также код ОКПО.
При необходимости заполняются код с режимом работы, колонны, и бригады. Далее указываются марка и тип грузового автомобиля, его государственный номер, гаражный идентификатор.
Если используется при перевозке прицеп, то на него также в соответствующих графах заполняется аналогичная информация, как и на машину.
В первой таблице справа записываются данные по работе шофера и транспорта. Здесь проставляются плановые и фактические дата и время выезда и заезда, показатели спидометра.
В следующих графах указывается вид и код применяемого топлива, количество горючего заправленного, а также на начало и конец дня. В этой же таблице нужно отражать информацию об условиях работы машины (коэффициентах), применяемом спецоборудовании. Эти данные визируются всеми ответственными лицами.
Далее диспетчер заполняет информацию о задании, которое водитель должен выполнить. В него включается указание наименования компании, в распоряжении которой будет находиться автомобиль, адреса и время подачи, вид перевозимого груза, количество ездок, километраж, тоннаж.
После этого ответственное лицо расчетным путем определяет количество необходимого топлива и записывает в соответствующую строку, подтверждая данные своей подписью.
Механик при выезде и возвращении проверяет техническое состояние машины. Передача автомобиля от него к водителю и обратно осуществляется передаточными подписями.
В разделе «Особые отметки» заносится информация о произошедшем ДТП, о проведении инструктажа инспектором по БДД, ремонте и т.д
Оборотная сторонаНа оборотной стороне водитель или представитель организации-заказчика делает записи о ходе выполнения задания: во сколько и куда прибыла машина, количество и номера сопроводительных документов.
Все эти данные желательно заверить печатями и подписями ответственных лиц контрагентов. Таблица визируется диспетчером и шофером.
Ниже отмечаются имеющие место простои. Записываются данные о причине, виде, продолжительности его, а также ставятся подписи ответственных лиц.
В следующих столбцах указывается количество ездок и заездов в гараж. Определяется километраж, пройденный машиной, если был прицеп, то и его. Здесь расписывается пробег общий и с грузом.
Заносятся данные по количеству груза, перевезенного машиной и прицепами, и определяется показатель тонна*км, на основе которого выставляются счета заказчикам. Этот раздел визируется таксировщиком.
Ниже справочно записываются данные по кодам марок автомобиля, прицепов и заполняется показатель дни работы автомобиля.
Нюансы
В первую очередь ответственность за правильность оформления путевого листа возлагается на директора фирмы, потом на должностные лица — механика, диспетчера и самого водителя.
Путевой лист грузового автомобиля. Форма 4-П
Одним из принципиальных отличий формы № 4-П от 4-С (сдельная перевозка) является необходимость прикладывания товарно-транспортных накладных при осуществлении перевозок товарно-материальных ценностей.
Номера таких документов вписываются в путевой лист, а сами накладные прилагаются в одном экземпляре и служат для подведения итогов о количестве перевезенного груза и других показателях работы грузового автомобиля и его водителя.
Выдача формы 4-П водителю должна осуществляться перед началом смены и с учетом сдачи путевого листа за прошедшую смену. В получении листа водитель расписывается, проверяет наличие в нем штампа, печати организации и даты выдачи. Без этих реквизитов лист не может иметь юридической силы.
При передаче счета заказчику прикладывают предусмотренный отрывной талон. В него включают следующую информацию:
- оплачиваемое время (здесь построчно отображают тариф и общую сумму);
- общий пробег (с грузом и без него);
- величина перепробега (при наличии);
- тоннаж;
- общая сумма к оплате.
Отрывной талон подписывается таксировщиком и начальником эксплуатации.
Выписку путевых листов целесообразно вести в учетной программе. В письме Минфина РФ от 25.08.2009 за номером N 03-03-06/2/161 разъясняется, что форма путевого листа, самостоятельно разработанная организацией, является одним из документов, подтверждающих факт расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, при наличии в нем обязательных полей, утвержденных Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152.
Как оформить путевой лист грузового автомобиля
Это может быть специальный диспетчер, бухгалтер или даже руководитель. Получить этот документ водитель может только после того, как сдал предыдущий, строго под расписку.
Для учета выданных и сданных первичных документов используется специальный журнал.
При заполнении, как правило, унифицированной формы путевки, так и самостоятельно разработанного бланка, необходимо учитывать, что он будет полноценным документом первичного учета только в том случае, если в нем будут присутствовать реквизиты, предусмотренный в пункте 3 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.
Порядок оформления путевого листа, довольно прост. Обязательные реквизиты, к ним, в частности, относятся:
- наименование и номер документа;
- сведения о сроке его действия;
- данные о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о грузовом автомобиле; данные водителя;
- данные и подпись лица, оформившего путевку.
При оформлении любой из форм путевки нужно учитывать, что в феврале 217 года вступили в силу поправки, внесенные приказом Министерства транспорта РФ от 18.01.2017 № 17 года.
Кроме того, был введен новый пункт об обязательном указании даты и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства, а не только медосмотра его водителя.
Эти данные проставляет специалист, который непосредственно провел контроль и заверяет их своей подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
Итак, любая из трех вышеперечисленных форм путевого листа грузового автомобиля состоит из двух листов, а также отрывных талонов.
В частности, бланк содержит такие разделы:
- реквизиты организации или ИП,дата и номер выдачи,сведения о транспортном средстве и его водителе;
- данные о работе водителя и автомобиля;
- информация о движении горючего (заправка, расход и остаток),которые можно указвать, как на начало и конец смены, так и после каждой поездки;
- задание водителю; список ответственных за автомобиль лиц;
- последовательность выполнения задания;
- результаты работы ТС и прицепов;
- данные о техническом осмотре и состоянии ТС;
- данные о медосмотре водителя.
Отрывные талоны подлежат заполнению заказчиком и являются основанием для выставлением владельцем ТС счета за оказанные услуги. К счету прикладываются такие отрывные талоны.