Опыт внедрения 1С УАТ на дистрибьюторский центр

Штат бухгалтеров в транспортном отделе разносит ГСМ и запчасти. Водители больше не ложатся костьми за каждый литр пережега — расход рассчитывается точно. Маршрутные, путевые, ремонтные листы создаются вовремя и правильно. Автоматизирован расчет зарплаты водителям: учитываются всевозможные надбавки, вычитаются пережеги. Автоматизирован информационный обмен между существующими ИС: из ремонтных листов формируются требование-накладные в 1С Бухгалтерии и запчасти приходуются аккурат на счет 10.5. Из ЗУПа своевременно выгружаются физические лица. Но главное — вся аналитика производится парой кликов! Начальник транспортного отдела может отчитаться о каждом литре солярки, каждом аккумуляторе, каждом рубле, потраченном на ремонт. Он может получить данные о состоянии любой машины в любой момент времени. Таким образом, все довольны: транспортный легко ведет учет, бухгалтерия не вмешивается в процесс и только контролирует правильность выгрузок, финотдел получает актуальные данные о рентабельности. Это картина идеального учета, который при грамотном подходе можно реализовать на базе 1С УАТ.

Что имеем сейчас

Начальник транспортного ведет учет карандашом в блокноте, а компьютер последний раз включал случайно, задев пяткой. Диспетчер вбивает данные по приходу-расходу в эксель, где по очень простым формулам вычисляется предполагаемый расход (естественно, учитывается минимум параметров). В конце месяца водители бьются за каждый литр пережега, убеждая диспетчера, что в Верхних Матюках он стоял в пробке, а в Нижних Пупках пришлось ехать в объезд из-за ремонта дороги. Реального маршрута и расхода топлива не знает никто. Для приходования запчастей в бухгалтерию передается первичка с пометками, а тамошние девочки вбивают номенклатуру как попало, потому как имеют смутное понятие о том, чем различаются шкив ободной и диск тормозной. Из-за этого транспортный и бухгалтерия нередко путаются в передаваемых данных. Начисление зарплат делает скрипт на VBA во всё том же экселе. Машины носят имена собственные — Газель Потертая и Петербильт Зеленый, фиксированного списка транспортных средств нет. В конце месяца, когда приходят документы из процессинговых центров поставщиков ГСМ, бухгалтеры в транспортном вручную сверяют итоговые цифры, а случае несоответствия погрязают в разбирательствах с водителями.

Как будем внедрять

увеличение потребности в трудовых ресурсах. В УАТ необходимо будет вводить очень большое количество информации для формирования отчетов и получения рентабельности;
данные должны вводиться штатом квалифицированных бухгалтеров. Подход “наши девочки разберутся” гарантированно ведет к провалу;
требуетсся интеграция с существующими ИС предприятия. В случае с дистрибьюторской оптовой базой — это интеграция с системой складского учета (WMS), и бухгалтерскими программами;
необходима высокая координация работы всех задействованных подразделений на всех этапах. Это прежде всего транспортный, информационный, бухгалтерия, склад;
изменения в бизнес-процессах. Если в компании есть менеджер по качеству, то он взаимодействует с начальниками подразделений и описывает новые регламенты;
техническая сложность. В информационном отделе необходим человек, который в течение нескольких месяцев будет заниматься только внедрением. Это разработка инструментария информационного обмена на подготовительном этапе и “доработка напильником”, пока всё не устаканится.

минимальные затраты на переобучение персонала;
минимальные затраты на техническое сопровождение;
относительно короткие сроки выполнения (1-2 месяца);

Ключевой момент: путевые листы и расход ГСМ

маршрут следования. При формировании путевого листа формируется маршрут следования по принципу “точка-точка”. Это значит, что в если машина едет из точки А в точку Б через точку С, то в справочнике маршрутов должны быть “А-С” и “С-Б”. Мало того, если от А до С машина ехала по трассе, а от С до Б — в черте города, то расход будет разным, и эти два отрезка нужно вбивать с различными условиями эксплуатации (трассой и городом соответственно). Таким образом, для формирования задания в путевом листе бухгалтеру нужно точно знать маршрут следования и дорожные условия. А если у дальнобойщиков таких точек пять? Десять? Даже после тщательного заполнения путевого листа разница между ним и расчетом в экселе достигала десятков литров, и это при том, что было вбиты все коэффициенты (поправки на дорожные условия, рефрижератор, массу прицепа, массу оборудования, прогрев, сезон и прочее). Получается интересная зависимость: чем больше бухгалтер введет информации о маршруте, тем точнее выведется расход. Мне представляется, что система идеально подойдет к АТП, где автобусы ходят строго по расписанию и по фиксированных маршрутам. Но автоматизировать расчет на рейсах службы доставки, когда водитель неизвестно сколько колесит по городу, развозя товар в точки, а потом может из-за пробки сделать “крюк”, оказалось нерешаемой задачей. Пришлось дописывать в конфигурацию модуль, рассчитывающий расход по формулам из экселя и добавлять костыли в форму документа;
концепция “модель-ТС”. В УАТе есть справочники “Модели ТС” и “Основные средства”. ОС двигают регистр сведений “Первоначальные сведения о транспортном средстве”, где хранятся все параметры транспортного тредства, такие, как госномер, объем бака, масса и прочие. Модель (ГАЗ-33023) может быть одна, а машин этой модели может быть десять. Нормы расхода — свойство модели. Следовательно, все десять ГАЗелей одной модели будут иметь единые нормы расхода, правда, у каждой из них можно ввести поправочный коэффициент, на который нормы модели будут умножаться. Но если одна ГАЗель после ремонта газобаллонного оборудования должна неделю ездить только на бензине, тогда как остальные ездят на газе, то для неё приходится создавать новую модель ГАЗ-33023-Бензин. Кроме того, через неделю нужно не забыть перезакрепить обратно. Если вдруг понадобится перепровести все созданные за эту неделю путевые листы, то нормы, естественно, будут взяты уже ТЕКУЩИЕ и путевые, которые были введены позже, становятся некорректными! Короче, я пришел к выводу, что лучше для каждой машины создавать свою модель. Так как нормы привязаны к датам, то они гибко настраиваются и влияют только на одну машину (здесь тоже не обошлось без доработок);
учет стоимости топлива. В УАТе существуют два способа введения стоимости. Первый: в документе “ЗаправкаГСМ”, к которому привязан путевой лист. Если в рейсе была заправка, то бухгалтер может сразу же сформировать документ в соответствующей вкладке путевого листа и указать стоимость на основе данных из чеков. Второй: стоимость прогружается в конце учетного периода на основе документов, полученных из процессинговых центров поставщиков. Документы “ЗаправкаГСМ” и “ПутевойЛист” перепроводятся. В этом варианте нужно указывать 4 параметра: дату, АЗС, тип топлива и стоимость. Таким образом, если стоимость топлива менялась раз в 3 дня (вполне реальная ситуация), видов топлива три (СУГ, бензин, ДТ), поставщиков — 4, то бухгалтеру нужно сделать 10*3*4 = 120 прогрузок. Очевидно, первый вариант предпочтительнее. Ввод стоимости топлива при каждой заправке целесообразно вменить в обязанности бухгалтера. Было бы нелишним доработать документ ЗаправкаГСМ так, чтобы он не проводился без стоимости заправки;
перепроведение/перерасчет путевых листов за произвольный период. Если бухгалтер ошибается, то все последующие путевые листы оказываются некорректными, так как конечный остаток предыдущего — это начальный остаток следующего. Написать обработку несложно, она сэкономит массу времени бухгалтера.

Что удалось получить

расход по каждому из видов топлива в разрезе пластиковых карт, поставщиков;
суммарная стоимость заправок по каждому из видов топлива в разрезе пластиковых карт, постащиков;
суммарный пробег;
суммарный перевезенный груз;
первоначальная стоимость, амортизация, стоимость с учетом амортизации;
суммарные затраты на запчасти.

Для получения исчерпывающей картины не хватает расходов на ремонты, страховки, ТО, налогов и расходные материалы. Тем не менее, при минимальных затратах мы получили бóльшую часть показателей. Это можно считать успехом.

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎