Больничные: тонкости и техника расчета
Для расчета пособия по нетрудоспособности бухгалтер должен четко определить сумму выплат, которую нужно учесть при подсчете среднего заработка, число дней в периоде, к которому эти выплаты относятся. Если значения этих показателей известны, то расчет среднего заработка, размера дневного пособия и собственно общей суммы выплаты по больничному – уже дело техники.
Новый порядок расчета пособий по нетрудоспособности (его установил Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ) действует с 1 января 2007 года. Его применение сразу вызвало массу вопросов. Но документ, разъясняющий тонкости нового расчета больничных – постановление Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375 «Об утверждении Положения об особенностях порядка исчисления пособий» – вышел с опозданием на полгода. В связи с чем некоторые организации были вынуждены пересчитать уже выданные пособия.
Можно сказать, что прошлый год прошел для бухгалтеров сначала в ожидании документов и разъяснений, а потом в их изучении и самопроверке. Сейчас все необходимые подзаконные акты приняты, а по ряду сложных ситуаций ФСС России даже успел дать свои пояснения. Образно говоря, все карты на руках, осталось научиться ими правильно играть…
Сам алгоритм расчета пособия, в принципе, не поменялся. Его сумма все так же равна произведению дневного пособия на количество дней нетрудоспособности (теперь, правда, календарных, а не рабочих). Новшества затронули, в частности, порядок расчета среднего дневного заработка, который лежит в основе определения суммы больничных. Давайте разберемся, на какие нюансы нужно обратить внимание при его подсчете.
Средний заработок: тонкости расчета
Средний дневной заработок нужно определять за последние 12 календарных месяцев перед месяцем наступления страхового случая – выхода на больничный (здесь ничего не изменилось). В расчет необходимо брать все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда и входят в налоговую базу по ЕСН в части, зачисляемой в ФСС России (п. 2 ст. 14 Закона № 255-ФЗ). Причем важно, чтобы выплата соответствовала этим двум критериям одновременно! Посчитанную таким образом сумму делят на число календарных дней (включая праздничные) в периоде, за который была учтена зарплата (а не рабочих дней в расчетном периоде, как было прежде). В результате получаем средний дневной заработок.
Какие выплаты учестьВ основе оценки той или иной выплаты с точки зрения того, можно ли считать ее зарплатой, лежит следующее определение, приведенное в статье 129 Трудового кодекса: «Заработная плата (оплата труда работника) – вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты)».
В пункте 2 Положения приведены некоторые выплаты, которые относятся к системе оплаты труда и должны учитываться при расчете среднего заработка. Прежде всего это собственно зарплата, начисленная в любой форме (как денежной, так и натуральной) и любым способом (по окладам, сдельным расценкам, в процентах от выручки и т. п.).
Здесь нужно учесть некоторые нюансы. Так, натуральная зарплата учитывается в сумме, равной рыночной стоимости переданных ценностей на день выдачи. А доходы, которые были выплачены в иностранной валюте, нужно пересчитывать в рубли по официальному курсу, действующему на день начисления пособия (п. 5 Положения).
В расчет среднего заработка также берут различные надбавки и доплаты, предусмотренные системой оплаты труда. Например, за совмещение профессий, увеличение объема работы, руководство бригадой, профессионализм, стаж работы. Кроме того, на размер пособия влияет и повышенная плата за работу с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, в особых климатических условиях, сверхурочно, в выходные, праздничные дни и в ночное время.
К суммам, которые учитывают при расчете среднего заработка, относятся стимулирующие выплаты – различные премии и вознаграждения (включая премии по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет). Но нужно помнить, что премии к юбилеям, праздникам при выплате пособий учитывать не следует. С оплатой труда они не связаны, да к тому же и ЕСН с них не платят (п. 3 ст. 236 НК РФ).
Порядок учета премий при подсчете среднего заработка отличается от того, что применялся прежде. Пункт 14 Положения предусматривает два правила.
Во-первых, все премии (кроме ежемесячных, выдаваемых вместе с зарплатой за месяц) учитывают в размере начисленных в расчетном периоде сумм. Запрета на включение более одной премии за одни и те же показатели теперь нет. А значит, квартальные и годовые премии больше не нужно расписывать по месяцам расчетного периода в размере месячной или 1/12 части. Иными словами, если в расчетный период попадут, скажем, две годовые премии (за прошлый и за предыдущий год), обе их можно включить в расчет пособия. Это же относится и к квартальным премиям, сколько бы их ни было.
А во-вторых, как сказано в Положении, «ежемесячные премии и вознаграждения, выплачиваемые вместе с заработной платой данного месяца, включаются в заработок того месяца, за который они начислены». На наш взгляд, в данном случае речь идет именно о премиях, начисленных месяц в месяц (например, в апреле за апрель). А вот премия, скажем, за февраль, начисленная в марте, должна учитываться при расчете среднего заработка не как февральская выплата, а как мартовская. Но встречается и противоположная точка зрения. Редакция обратилась за разъяснениями в ФСС России (см. комментарий в конце статьи).
Пример 1Сотрудник ООО «Волна» В.В. Кораблев заболел в марте 2008 года. Расчетный период – с марта 2007 по февраль 2008 года. Предположим, что все дни расчетного периода Кораблев отработал полностью.
Месячный оклад Кораблева – 10 000 руб. С января 2008 года ему повысили оклад до 12 000 руб. Положением о премировании сотрудников предусмотрены: ежемесячные премии по итогам работы за предыдущий месяц, квартальные и годовые премии.
Так, Кораблеву в 2007 году были начислены следующие месячные премии:
– в марте, октябре и ноябре – по 1000 руб.;
– в апреле, июне, июле и декабре – по 1500 руб.;
– в мае и августе – по 1200 руб.;
– в сентябре – 800 руб.
Премии, начисленные в 2008 году, составили: 2000 руб. – в январе и 1300 руб. – в феврале.
Кроме того, Кораблеву были начислены премии:
– в марте 2007 года за 2006 год – в сумме 5000 руб.;
– в октябре 2007 года по итогам работы за III квартал – в сумме 3000 руб.;
– в феврале 2008 года за 2007 год – в сумме 5500 руб.
При расчете пособия должны быть учтены все премии, в том числе две годовые.
Средний дневной заработок составит:
(10 000 руб.#10 мес. + 12 000 руб.#2 мес. + 1000 руб.#3 мес. + 1500 руб.#4 мес. + 1200 руб.#2 мес. + 800 руб. + 2000 руб. + 1300 руб. + 5000 руб. + 5500 руб. + 3000 руб. ) : 366 дн. = 418 руб. 03 коп.
Перечень выплат, приведенный в пункте 2 Положения, открытый. Для расчета больничных нужно учитывать и другие начисления, предусмотренные системой оплаты труда. При условии, конечно, что они входят в налоговую базу по ЕСН.
Исключаем и не учитываемКак сказано в пункте 4 Положения, на сумму больничных не влияют все соцвыплаты и другие начисления, не относящиеся к оплате труда. Например, матпомощь, оплата питания, проезда, обучения, отдыха сотрудников.
Кроме того, в пункте 8 Положения перечислены периоды, которые не учитывают при определении количества дней в расчетном периоде. Не участвуют в подсчете среднего заработка и начисленные за это время суммы. К таким периодам относят:
– время нахождения на больничном, в отпусках по беременности и родам или по уходу за ребенком;
– командировки, отпуска и другие периоды сохранения среднего заработка. Но есть одно исключение: случай сохранения среднего заработка у беременных женщин, переведенных на более легкую работу согласно статье 254 ТК РФ. Данные выплаты считают зарплатой и учитывают при расчете среднего заработка, как и время, за которое они начислены;
– период простоя, случившегося не по вине работника. Напомним: простой по вине работодателя оплачивают в размере не менее 2/3 среднего заработка. А если причины простоя не зависят ни от одной из сторон – в размере не менее 2/3 оклада (тарифной ставки), рассчитанных пропорционально времени простоя (ст. 157 ТК РФ);
– время, в течение которого работник не имел возможности трудиться из-за забастовки, в которой не участвовал. Заметим, данное время оплачивают, только если работник письменно заявил о начале такого простоя (ст. 414 ТК РФ);
– дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами. Мать или отец ребенка-инвалида может каждый месяц брать четыре дополнительных выходных дня (ст. 262 ТК РФ). Их оплачивают в размере среднего заработка за счет средств ФСС России;
– дни отдыха (отгулы), предоставленные за сверхурочную вахтовую работу или по другим причинам, предусмотренным законодательством;
– периоды, когда в соответствии с законодательством сотрудник освобождался от работы без оплаты или с полным (частичным) сохранением зарплаты. Например, учебные отпуска и отпуска за свой счет.
Наша справка Пример 2Сотрудник ООО «Берег» А.А. Рыбаков заболел в марте 2008 года. Расчетный период – с марта 2007 по февраль 2008 года. Общее количество календарных дней в расчетном периоде – 366.
В трех из 12 месяцев расчетного периода сотрудник болел:
– в мае 2007 года – 10 календарных дней;
– в августе 2007 года – 13 календарных дней;
– в январе 2008 года – пять календарных дней.
Предположим, что никаких других выплат, а также отпусков у сотрудника за указанный период не было.
Месячный оклад сотрудника – 10 000 руб. В месяцах болезни, попавших в расчетный период, Рыбакову была начислена следующая зарплата:
– в мае 2007 года – 6190 руб. 48 коп.;
– в августе 2007 года – 6086 руб. 96 коп.;
– в январе 2008 года – 7058 руб. 82 коп.
Средний дневной заработок составит:
(10 000 руб.#9 мес. + 6190 руб. 48 коп.+ 6086 руб. 96 коп.+ 7058 руб. 82 коп.) : (366 дн. – 10 дн. – 13 дн. – 5 дн.) = 323 руб. 48 коп.
Итак, в расчет среднего заработка включают только суммы, которые:
– являются платой за труд;
– учтены при определении налоговой базы по ЕСН, зачисляемому в ФСС России;
– приходятся на период, за который учитывается заработная плата.
Если нет данныхМожет так случиться, что у сотрудника в расчетном периоде не окажется заработка, который можно учесть при начислении больничных. Или же весь расчетный период будет состоять из исключаемого времени. В таких ситуациях средний заработок нужно определять, исходя из зарплаты, начисленной за время, отработанное в месяце выхода на больничный (п. 10 Положения). Напомним, прежде в такой ситуации бухгалтер должен был сдвигать расчетный период: средний заработок следовало подсчитывать, исходя из начислений и количества дней за 12 месяцев, предшествовавших расчетному периоду. Теперь делать этого не нужно.
Пример 3Сотрудник по трудовому договору приступил к работе 20 февраля 2008 года. В этот же день его направили в командировку до 3 марта включительно.
19 марта сотрудник заболел. Страховой стаж работника превышает шесть месяцев. Поэтому пособие по нетрудоспособности нужно рассчитывать, исходя из среднего заработка.
Расчетный период в данном случае состоит из 10 дней февраля – с 20-го по 29-е. Однако в эти дни сотрудник был в командировке. Значит, данное время нужно исключить из расчетного периода. Не учитывается и заработок, сохраненный за командированным (подп. «а» п. 8 Положения). Поэтому расчет среднего заработка бухгалтер проведет, исходя из сумм, начисленных сотруднику в месяце выхода на больничный. То есть за период с 4 по 18 марта.
Однако выплат может не быть не только в расчетном периоде, но и в месяце наступления страхового случая. Это возможно, допустим, когда женщина берет больничный с первого же дня после окончания отпуска по уходу за ребенком. Или если сотрудник заболел в первый же день работы либо в период со дня заключения договора до его аннулирования (аннулированный договор считается незаключенным по ст. 61 ТК РФ). В таких случаях средний заработок рассчитывают, исходя из оклада (тарифной ставки). А если и он не установлен – исходя из МРОТ (с учетом районных коэффициентов).
Больничные: техника расчета
Рассчитав средний заработок, бухгалтер должен скорректировать его в зависимости от стажа сотрудника. Начиная с прошлого года на размер пособия влияет не трудовой, а страховой стаж. Однако процентные соотношения остались прежними. Так, размер пособий, на которые может рассчитывать сотрудник в зависимости от своего страхового стажа, составляет:
– 100 процентов среднего заработка, если стаж равен восьми годам и более;
– 80 процентов среднего заработка, если стаж составляет от пяти до восьми лет;
– 60 процентов среднего заработка, если стаж не превышает пяти лет.
О том, как определять страховой стаж сотрудника, вы можете прочитать на стр. 31
После того как рассчитан средний дневной заработок и определен страховой стаж сотрудника, бухгалтер может посчитать сумму дневного пособия по формуле:
Дневное пособие = Средний дневной заработок х Процент, соответствующий продолжительности страхового стажаТеперь нужно проверить еще одно ограничение: сумма пособия по временной нетрудоспособности не может превышать максимального его размера (ст. 5 Закона № 255-ФЗ). Эта величина утверждается в законе о бюджете ФСС на соответствующий год. Так, в 2008 году максимальный размер больничных (за исключением пособия, выплачиваемого в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием) за полный календарный месяц не может превышать 17 250 рублей. Напомним: в прошлом году максимальная сумма больничных за месяц составляла 16 125 рублей.
Дневное пособие, рассчитанное исходя из среднего заработка с учетом страхового стажа, нужно сравнить с максимальным размером больничных за день. Его определяют отдельно для каждого месяца, на который приходится нетрудоспособность, как частное от деления максимального размера пособия на число календарных дней в этом месяце. Для расчета общей суммы больничных дневное пособие принимают равным наименьшей из посчитанных величин.
Общую сумму выплаты по больничному определяют так:
Сумма пособия = Сумма дневного пособия х Количество календарных дней нетрудоспособности Пример 4И.М. Трифонов болел с 27 марта по 2 апреля 2008 года (пять календарных дней – в марте и два дня – в апреле). За расчетный период (март 2007 – февраль 2008 года) сотруднику были начислены выплаты, облагаемые ЕСН, в части, зачисляемой в ФСС, в сумме 150 000 руб. На расчетный период, к которому относятся эти выплаты, приходится 214 календарных дней.
Среднедневной заработок сотрудника равен 700 руб. 93 коп. (150 000 руб. : 214 дн.). Страховой стаж сотрудника – семь лет. Значит, сумма дневного пособия составит 80 про- центов среднего дневного заработка – 560 руб. 74 коп. (700 руб. 93 коп.#80%).
Максимальный размер дневного пособия, которое можно выплатить работнику, равен:
– в марте – 556 руб. 45 коп. (17 250 руб. : 31 дн.);
– в апреле – 575 руб. (17 250 руб. : 30 дн.).
В марте дневное пособие, рассчитанное исходя из среднего заработка, превышает максимальную величину (560,74 > 556,45). Значит, пособие за дни, приходящиеся на март, нужно начислять, исходя из 556 руб. 45 коп. в день. В апреле же размер дневного пособия не превышает максимума (560,74 < 575,00). Поэтому пособие за дни болезни в данном месяце нужно начислять из расчета 560 руб. 74 коп. за день.
Сумма, которую оплатит фирма, составит 1112 руб. 90 коп. (556 руб. 45 коп.#2 дн.). А ФСС России возместит пособие в размере 2790 руб. 83 коп. (556 руб. 45 коп.#3 дн. + 560 руб. 74 коп.#2 дн.).
Стандартные вычеты по НДФЛ сотруднику не предоставляются.
Бухгалтер организации сделает следующие проводки:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
– 1112 руб. 90 коп. – начислены больничные за первые 2 дня нетрудоспособности (эта сумма уменьшает налогооблагаемую прибыль в соответствии с подп. 48.1 п. 1 ст. 264 НК РФ);
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС России по ЕСН» КРЕДИТ 70
– 2790 руб. 83 коп. – начислено пособие за счет средств ФСС;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68
– 507 руб. ((1112 руб. 90 коп. + 2790 руб. 83 коп.)#13%) – удержан НДФЛ с суммы пособия по временной нетрудоспособности;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
– 3396 руб. 73 коп. (1112 руб. 90 коп. + 2790 руб. 83 коп. – 507 руб.) – выданы из кассы больничные.
Наша справка Комментирует ФСС РоссииОтвечает Лидия НОВИЦКАЯ, начальник отдела применения законодательства в сфере обязательного социального страхования ФСС России
Ежемесячные премии начисляют не только месяц в месяц вместе с зарплатой, но и в следующем месяце. Как правильно учитывать последние при подсчете среднего заработка для выплаты больничных?
«Особенности учета премий в составе среднего заработка, исходя из которого рассчитывают пособия по временной нетрудоспособности, установлены пунктом 14 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375. Так, ежемесячные премии и вознаграждения, выплачиваемые вместе с заработной платой данного месяца, включаются в заработок того месяца, за который они начислены. А премии (кроме указанных выше), вознаграждения по итогам работы за квартал, за год, единовременные премии за особо важное задание включаются в заработок в размере сумм, начисленных в расчетном периоде.
Это значит, что ежемесячные премии лишь при условии выплаты вместе с заработной платой данного месяца следует включать в заработок месяца, за который они были начислены. Если же ежемесячные премии организация выплачивает не вместе с зарплатой данного месяца, то их нужно учитывать в среднем заработке в том месяце, в котором они были начислены.
Например, работник в период с 5 сентября по 30 октября 2007 года был болен. В расчетный период для расчета пособия войдут сентябрь 2006 года – август 2007 года. В сентябре 2006 года была начислена заработная плата за сентябрь и премия за август, в августе 2007 года – заработная плата за август и премия за июль, в сентябре 2007 года – зарплата за сентябрь и премия за август. Первые две премии нужно учесть при подсчете среднего заработка. А вот премия за август 2007 года, начисленная в сентябре (то есть за пределами расчетного периода) учитываться не должна.
Таким образом, при определении среднего заработка учитывают премии, начисленные в расчетном периоде, без исчисления их пропорционально отработанному времени. А премии, начисленные за пределами расчетного периода, учитываться не должны.»