Для чего нужен индивидуальный (персонифицированный) учет
Вы – работодатель, имеющий наемных сотрудников? В таком случае, вам приходится ежемесячно сотрудничать с Пенсионным Фондом. Не миновать тесного общения также, если сотрудники были у вас в том году, за который вы отчитываетесь в государственные органы. ПФР аккумулирует специфические сведения обо всех трудоустроенных гражданах, а обязанность обновлять учетные данные лежит на работодателе.
- В какой форме подавать эти сведения
- Как часто это необходимо делать?
- В какой орган предоставлять информацию?
В новом году в законодательстве вступят в силу серьезные перемены, которые потребуют от предпринимателей и бухгалтеров менять устоявшиеся привычки. Что именно ждет их относительно персонифицированного учета, разбираемся в этом материале.
Часть обязательной отчетности
Все наемные работники должны получить регистрацию в ПФР – стать застрахованным лицом. Оформить и проконтролировать этот процесс – обозначенная в законе обязанность работодателя.
Индивидуальный, он же персонифицированный учет – это система регистрации информации, производимой в Пенсионном Фонде РФ, касающейся страховой и накопительной долей будущей пенсии всех работников.
Он регламентируется Федеральным законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», а также некоторыми другими нормативными актами.
Персонифицированный учет с какого года начался
Формы отчетности были утверждены постановлением правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. Порядок ведения персучета с 2021 года обновлен в связи с передачей страховых взносов под контроль налоговых органов. Содержит его инструкция, прилагаемая к приказу Минтруда России от 21.12.2016 № 766н и вступившая в силу с 19.02.2017. Для детального разъяснения работы системы индивидуального (персонифицированного) учета обязательного пенсионного страхования Правительством РФ было принято Постановление Правительства РФ от 15 марта 1997 г. N 318 «О мерах по организации индивидуального (персонифицированного) учета для целей государственного пенсионного страхования» и утверждена Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, которая действовала до 31 мая 2010 года и являлась практическим руководством для территориальных органов Пенсионного фонда РФ, страхователей и иных субъектов обязательного пенсионного страхования.
Для чего нужен этот тип учета
Все работники организации, получившие страхование в ПФР, обладают в ней индивидуальным лицевым счетом, номер которого (СНИЛС) является постоянным. В общей части этого счета указываются анкетные данные и информация, касающаяся трудового стаж.
В этих данных возможны периодические изменения: человек переезжает, повышает квалификацию, а соответственно, и оклад, иногда меняет личные данные. Поэтому информацию нужно постоянно контролировать и, при необходимости, обновлять.
Поэтому работодатель обязан с оговоренной в законодательных актах периодичностью подавать соответствующую информацию обо всех своих сотрудниках в органы надзора и контроля.
Перемены-2017
В 2021 году ФНС берет под свою юрисдикцию все моменты, имеющие отношение к страховым взносам, естественно, и к пенсионным. Эта смена ответственности инициировала существенные изменения в сроках подачи и форме отражения персонифицированного учета для работодателей. Законодательная основа – вступление в силу с 1 января Федерального закона от 03.07.2016 № 250-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации».
Когда начали сдавать персонифицированный учет в пфр
Застрахованными лицами в системе обязательного пенсионного страхования являются граждане Российской Федерации, а также постоянно или временно проживающие на территории Российской Федерации иностранные граждане и лица без гражданства, работающие по трудовому договору или по договору гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг, а также по авторскому и лицензионному договору.
Права и обязанности страхователей в системе обязательного пенсионного страхования закреплены в ст. 14 Федерального закона от 15.12.2021 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (в ред. от 30.12.2021; далее — Федеральный закон № 167-ФЗ).
Бланки для подачи отчетности по индивидуальному учету
Информация, касающаяся персонифицированного учета, отражается в специальном расчете страховых взносов. Раньше для этого предусматривался отдельный бланк по форме РСВ-1. В этом бланке отмечаются взносы в ПФР, выполненные работодателем для каждого наемного работника с каждой зарплаты.
Кроме данного бланка, нужно было подготовить следующие документы:
- перепись информации, поданной в ПФР — форма АДВ-6-2;
- перечисление документов, переданный в ПФР — форма АДВ-6-3;
- данные о страховых взносах в течение страхового стажа — форма СЗВ-6-1;
- реестр взносов и сведения о стаже застрахованных — форма СЗВ-6-2.
С 2021 года, согласно Приказа ФНС от 10 октября 2021 года № ММВ-7-11/551, введена единая форма для всех страховых взносов, объединяющая в себе 4 своих раздельных предшественницы – РСВ-1, 4-ФСС, РСВ-2, РВ-3.
Что писать в отчетеБланк для единого расчета предусматривает отражение в нем следующих данных:
- информация об обязанностях плательщика взносов;
- соответствующие суммы начислений по взносам;
- выплаты по соцстраху в связи с больничными, материнством и другими обозначенными в законе поводами;
- подробный расчет выплат за счет средств федерального бюджета;
- личные данные застрахованных (ФИО, СНИЛС, ИНН).
ВАЖНО! Если в фирме за отчетный период по спискам числилось менее 25 наемных сотрудников, за которых производились страховые отчисления в ПФР, то допустима сдача этого отчета в бумажном варианте. Если персонал более многочислен, подавать отчет о нем необходимо в электронной форме.
Как в программах 1С сформировать формы персонифицированного учета АДВ-1?
С 23.01.2021 действуют новые формы АДВ-1, АДВ-2 и АДВ-3. В них добавлены строки для ИНН и номера актовой записи при рождении.
В этой статье мы расскажем о том, как сформировать анкету зарегистрированного лица (форма АДВ-1) в «1С:ЗУП» и «1С:БП»
Подготовка анкеты зарегистрированного лица (АДВ-1) в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3)Для автоматического заполнения формы АДВ-1 необходимо, чтобы в программе были введены следующие данные сотрудника — фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, ИНН, место рождения, паспортные данные, сведения о гражданстве, адрес постоянного места жительства, адрес места проживания фактический, телефон. Эти данные могут быть введены или в справочник Сотрудники.
Подготовка анкеты зарегистрированного лица по форме АДВ-1 для передачи в органы ПФР производится в программе с помощью документа Анкета застрахованного лица (АДВ-1).
1. Раздел Отчетность, справки — Документы персучета.
2. Кнопка Создать. Выберите документ Пачка документов АДВ-1.
3. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, по сотрудникам которой подаются сведения.
4. В поле Дата укажите дату заполнения анкеты.
5. Поле Номер пачки автоматически заполняется очередным свободным номером пачки по данным регистра сведений Нумератор пачек ПФР при записи документа. При необходимости номер пачки можно изменить.
6. Табличную часть документа заполните списком сотрудников из справочника Сотрудники с помощью кнопки Подбор сотрудников.
7. По ссылке Подписи доступны поля для указания лиц, которые будут отображены в печатной форме АДВ-6-1. Поля Руководитель, Должность автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации.
8. Кнопка Записать.
9. С помощью кнопки Выгрузить производится выгрузка файла-пачки АДВ-1 в указанный каталог на магнитный носитель для передачи в территориальный орган ПФР в электронном виде. Нажав на кнопку Открыть файл, можно просмотреть содержимое файла-пачки.
10. Для формирования печатной формы анкеты зарегистрированного лица АДВ-1 (рис. 3) и описи документов АДВ-6-1 нажмите на кнопку Печать — Все формы. Есть возможность формировать печатные формы по отдельности.
11. Если организация подключена к сервис «1С-Отчетность», то анкету зарегистрированного лица по форме АДВ-1 можно отправить непосредственно из программы.
12. После принятия пачки ПФР установите флажок Пачка принята в ПФР и вновь запишите документ. Отредактировать документ после этого станет невозможно.
После получения сотрудником Уведомления о регистрации в системе индивидуального учета, содержащее сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета, его номер следует ввести в справочник Сотрудники или в справочник Физические лица.
Подготовка анкеты зарегистрированного лица (АДВ-1) в программе «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0)Для автоматического заполнения формы АДВ-1 необходимо, чтобы в программе были введены следующие данные сотрудника — фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, ИНН, место рождения, паспортные данные, сведения о гражданстве, адрес постоянного места жительства, адрес места проживания фактический, телефон. Эти данные могут быть введены или в справочник Сотрудники.
Подготовка анкеты зарегистрированного лица по форме АДВ-1 для передачи в органы ПФР производится в программе с помощью документа Анкета застрахованного лица (АДВ-1).
1. Раздел Зарплата и кадры — Документы персучета.
2. Кнопка Создать. Выберите документ Пачка документов АДВ-1.
3. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, по сотрудникам которой подаются сведения.
4. В поле Дата укажите дату заполнения анкеты.
5. Поле Номер пачки автоматически заполняется очередным свободным номером пачки по данным регистра сведений Нумератор пачек ПФР при записи документа. При необходимости номер пачки можно изменить.
6. Табличную часть документа заполните списком сотрудников из справочника Сотрудники с помощью кнопки Подбор сотрудников. К выбору предлагаются только сотрудники, не имеющие страховых номеров ПФР.
7. По ссылке Подписи доступны поля для указания лиц, которые будут отображены в печатной форме АДВ-6-1. Поля Руководитель, Должность автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации.
8. Кнопка Записать.
9. С помощью кнопки Выгрузить производится выгрузка файла-пачки АДВ-1 в указанный каталог на магнитный носитель для передачи в территориальный орган ПФР в электронном виде. Нажав на кнопку Открыть файл, можно просмотреть содержимое файла-пачки.
10. Для формирования печатной формы анкеты зарегистрированного лица АДВ-1 и описи документов АДВ-6-1 нажмите на кнопку Печать — Все формы. Есть возможность формировать печатные формы по отдельности.
11. Если организация подключена к сервис «1С-Отчетность», то анкету зарегистрированного лица по форме АДВ-1 можно отправить непосредственно из программы.
12. После принятия пачки ПФР установите флажок Пачка принята в ПФР и вновь запишите документ. Отредактировать документ после этого станет невозможно.
После получения сотрудником Уведомления о регистрации в системе индивидуального учета, содержащее сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета, его номер следует ввести в справочник Сотрудники или в справочник Физические лица.
Как часто сдавать
Отчетность по данному виду учета до сих пор сдавалась в ПФР каждые три месяца. В год необходимо было подать 4 таких отчета, каждый не позже середины следующего за кварталом месяца.
Так было до сих пор, однако, в грядущем году ожидаются перемены. Последний годовой отчет должен быть сдан, как положено, до 20 февраля следующего года, а дальше следует учитывать законодательные изменения в сроках. Ежеквартальный отчетный период остается в силе, а для сдачи отчетности предпринимателям дается время до 30 числа следующего за отчетным периодом месяца.
- Первый расчет по 2021 году нужно будет сдать по итогам первого квартала – до 2 мая 2021 года, так как расчетное 30 апреля приходится на воскресенье, а следующий день – 1 мая – государственный выходной.
- За полугодие нужно отчитаться не позднее 1 июля, поскольку 30 июня – воскресенье.
- За 3 квартал отчет потребуется до 30 октября.
- Для годового отчета потребуется подготовить документы к 30 января 2021 года.
Кому сдавать
Если раньше персонифицированный учет предоставлялся исключительно в ПФР, то с 2021 года часть функций контроля и администрирования взяла на себя ФНС. Поэтому теперь нужно будет подавать расчеты в оба этих органа:
- в ПФР – ежеквартально форму СЗВ-М (сведения о застрахованных) – до середины следующего за отчетным месяца;
- в ИНФС – ежеквартально Единый расчет (новая единая форма) – до 30 числа после каждого квартала.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 2021 года потребуется ежегодный переучет сведений персонифицированного учета, впервые его нужно будет сдать за целый 2021 год. Сроки для сдачи ограничивают предпринимателя 1 марта следующего года, так что первый такой отчет поступит в ПФР только в 2021 году. Форма для него еще не разработана.