Путеводитель по миру автоматизированного учета. Часть 1 «MS Excel»
КУоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.
Закон об НДС — Закон Украины «О налоге на добавленную стоимость» от 03.04.97 г. № 168/97-ВР.
Порядок № 599 — Порядок выдачи Свидетельства об уплате единого налога, утвержденный приказом ГНАУ от 29.10.99 г. № 599.
Инструкция № 12 — Инструкция о налогообложении доходов физических лиц от занятия предпринимательской деятельностью, утвержденная приказом ГГНИУ от 21.04.93 г. № 12.
Опередить конкурентов
Большинство предпринимателей, у которых объемы операций существенны, а бумажный учет часто подводит, уверены, что автоматизация учета крайне необходима. Они изучают специальные программные продукты и выбирают наиболее подходящий.
Тем же, у кого в день до 5 — 10 операций, вроде как нет смысла покупать специальную программу учета. Тем не менее даже в таких обстоятельствах хочется автоматизации. Для этого стоит воспользоваться хотя бы стандартным приложением MS Excel. С его помощью можно быстро и безошибочно подсчитать необходимые итоги, найти нужную запись, ввести важное примечание. Все это экономит время, деньги и нервы.
На сегодняшний день доля предпринимателей, желающих автоматизировать свой учет, превышает 90 %. В ответ на такой спрос появилось множество программ учета и рекомендаций для самостоятельной его автоматизации: от элементарного учета в MS Excel до серьезного в «1С: 8.0». О них, собственно, и пойдет речь.
Ну а тем, кто продолжает придерживаться бумажно-калькуляторного варианта, стоит задуматься, не рискуют ли они отстать от конкурентов.
Книга ф. № 10 (бумажная)
Прежде чем начинать разговор о программах учета, нужно напомнить, что электронный учет не освобождает предпринимателя от необходимости вести Книгу ф. № 10 в бумажном виде (см. «Вестник налоговой службы Украины», 2005, № 32, с. 45). Иными словами, предприниматели на общей системе и единоналожники обязаны заполнять бумажную Книгу ф. № 10 независимо от того, есть ли ее электронная копия или нет (может и не быть или быть, но другой формы — удобной для предпринимателя).
Зато данные электронной Книги (как, собственно, и всего электронного учета) будут доступны только предпринимателю, так как налоговикам при проверке достаточно предоставить всего лишь бумажную Книгу ф. № 10. Ведь в обязанности предпринимателя:
— входит ведение бумажной Книги ф. № 10 (с приложением документов, подтверждающих расходы);
— не входит ведение бухгалтерского учета каждой операции (предприниматель осуществляет электронный учет исключительно по желанию; в принципе налоговики могут о его наличии вовсе не догадываться).
Следовательно, проверять данные электронного учета у предпринимателя налоговики не будут (не вправе).
MS Excel — для единоналожников
Начнем с самого простого — с организации учета в MS Excel. Этот вариант автоматизации в основном подходит для единоналожников, у которых объем ежедневных операций незначителен. При этом нет смысла давать какой-то единый рецепт учета, поскольку специфика деятельности предпринимателей сильно отличается и каждый может формировать учет под свои запросы.
Но универсальность MS Excel заключается именно в том, что, увидев хотя бы один пример автоматизации, предприниматель сможет легко изменить и подстроить его под себя. Поэтому сейчас покажем пример организации учета доходов и расходов (с НДС) в MS Excel (в свою очередь, расчет зарплаты, составление отчетности и т. п. при необходимости можно автоматизировать на основании этого примера).
Учет единоналожника на первый взгляд прост. Порядок № 599 требует заполнять четыре графы Книги ф. № 10: «Дата», «Расходы», «Доход (выручка)» и «Чистый доход». Как правило, первые три графы единоналожники заполняют по итогам дня — общей суммой, а последнюю — раз в месяц. Но если такой информации достаточно для поверяющих, то для самого предпринимателя ее нужно гораздо больше, иначе некоторые решения (сколько товара есть на складе и сколько можно отгрузить, сколько товара нужно заказать, кому пора оплатить счета, а кому еще можно подождать, и т. п.) придется принимать просто вслепую. Для того чтобы в любой момент получить реальные данные по кассе, расчетному счету, товарам и долгам, нужно знать о каждой операции. А это удобно реализовать в MS Excel.
Предлагаем создать несложную таблицу «Журнал операций», которую нужно заполнять по мере осуществления операций. При ее заполнении предприниматель автоматически будет получать:
— заполненную Книгу ф. № 10;
— отчет единоналожника;
— остаток средств в кассе и на расчетном счете на текущий момент;
— остаток товаров (количество) на текущий момент;
— сумму своей задолженности перед поставщиками;
— долги покупателей;
— данные для заполнения декларации по НДС.
На рис. 1 и 2 покажем, как это будет выглядеть в итоге, а затем подробно расскажем, каким образом реализовать такую идею в MS Excel. Потратив на создание предложенных таблиц день (максимум два), в дальнейшем вы сэкономите гораздо больше времени и оцените преимущества автоматизации. Впрочем, можно даже скачать готовый файл с разработанной программой на сайте http://nibu.factor.ua/info/download (выбрав правой клавишей мыши пункт «Сохранить как. ») и немного подкорректировать его с учетом своих данных.
Рис. 1. Журнал операций и автоматически заполненная Книга ф. № 10
Рис. 2. Автоматическое формирование информации о средствах на расчетном счете, об остатке товаров, о расчетах с контрагентами, а также о НО и НК по НДС в разрезе контрагентов (для заполнения приложения 5 к декларации по НДС)
Создание Журнала операций
Журнал операций представляет собой таблицу, которую нужно заполнять в течение всего года. Шапка таблицы имеет следующий вид:
Признак операции (выручка (В), расходы (Р) или вспомогательная операция (ВО))
Признак платежа: наличный — касса (К); безналичный — расчетный счет (РС)
Товарный учет (услуги)
Номер налоговой накладной (входящей или исходящей)
Налоговый номер контрагента
Сумма без НДС, грн.
Использование в хоздеятельности или услуги, регулируемые пунктом 6.5 Закона об НДС