. Как правильно заполнять путевой лист для автомобиля бюджетного учреждения?
Как правильно заполнять путевой лист для автомобиля бюджетного учреждения?

Как правильно заполнять путевой лист для автомобиля бюджетного учреждения?

Бюджетное учреждение имеет свой легковой транспорт и водителя для служебных целей. Применяем форму путевого листа для легкового автомобиля согласно постановлению Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Нужно ли заполнять на оборотной стороне время выезда и возвращения, когда указан (адрес) место?

Дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку являются обязательными реквизитами путевого листа, подлежащими заполнению.

Отсутствие времени возвращения в путевом листе говорит о том, что водитель закончил служебную поездку, а автомобиль в надлежащее время не вернул. В путевом листе время выезда и возвращения нужно фиксировать обязательно. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя: можно определить, где водитель находился в то или иное время, сколько времени ушло на дорогу.

Графа «Место отправления и назначения» не является обязательной для заполнения в силу норм Приказа № 152, однако рекомендуем ее заполнять, поскольку пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика. Следует избегать общих слов в документе («по городу», «по району», «по области»): они не позволяют идентифицировать поездку. «Внешние» проверяющие обращают внимание на заполнение этой графы и делают отметку в акте проверки, если графа не заполнена или заполнена ненадлежащим образом.

Статьей 9 Закона о бухгалтерском учете установлено: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Бюджетные учреждения при отражении фактов финансово-хозяйственной деятельности применяют формы первичных учетных документов, приведенные в Приказе Минфина России № 52н*.

Из Приказа следует, что основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов является акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Поскольку топливо (бензин, масла и др.) – объект материальных запасов (исходя из положений Приказа Минфина России № 52н), его списание может быть оформлено актом (ф. 0504230).

Среди форм, содержащихся в данном документе, путевых листов нет.

Однако в силу ст. 1 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» основными задачами в сфере регулирования безопасности дорожного движения являются охрана жизни, здоровья и имущества граждан, защита их прав и законных интересов, а также защита интересов общества и государства путем предупреждения дорожно-транспортных происшествий, снижения тяжести их последствий. Исходя из п. 1 ст. 20 данного Закона юридические лица, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны:

  • организовывать работу водителей в соответствии с требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения, соблюдать установленный законодательством РФ режим труда и отдыха водителей, создавать условия для повышения квалификации водителей и других работников автомобильного и наземного городского электрического транспорта;
  • обеспечивать безопасность дорожного движения, анализировать и устранять причины дорожно-транспортных происшествий и нарушений правил дорожного движения с участием принадлежащих им транспортных средств;
  • организовывать и проводить с привлечением работников органов здравоохранения предрейсовые медицинские осмотры водителей, мероприятия по совершенствованию водителями навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях;
  • обеспечивать соответствие технического состояния транспортных средств требованиям безопасности дорожного движения и не допускать транспортные средства к эксплуатации при наличии на них неисправностей, угрожающих безопасности дорожного движения, обеспечивать исполнение установленной федеральным законом обязанности по страхованию гражданской ответственности владельцев транспортных средств.

В Определении ВС РФ от 09.03.2017 № 309-КГ17-1326 высказано мнение: поскольку учреждение ведет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, и осуществляет перевозку работников и грузов для собственных нужд, оно обязано соблюдать требования, установленные ст. 20 Федерального закона № 196-ФЗ, обязано оформлять путевые листы.

Кроме того, путевые листы в обязательном порядке применяются при перевозке пассажиров в случаях, установленных законодательством РФ. Так, в Постановлении Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 «О Правилах дорожного движения» сказано, что водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов – документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов.

Путевой лист – это первичный учетный документ, на основании которого производится списание израсходованного в ходе эксплуатации транспортных средств бензина. В настоящее время учреждения используют следующие формы путевых листов:

    «Путевой лист легкового автомобиля»; «Путевой лист специального автомобиля»; «Путевой лист грузового автомобиля»; «Путевой лист грузового автомобиля»; «Путевой лист автобуса необщего пользования».

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее – Приказ № 152).

Данный документ содержит перечень обязательных реквизитов путевого листа и разъясняет порядок их заполнения:

II. Обязательные реквизиты путевого листа

3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

4. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

1) для юридического лица – наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;

(в ред. Приказа Минтранса России от 07.11.2017 № 476)

2) для индивидуального предпринимателя – фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.

(в ред. Приказа Минтранса России от 07.11.2017 № 476)

6. Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того – модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку;

5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).

(пп. 5 введен Приказом Минтранса России от 07.11.2017 № 476)

7. Сведения о водителе включают:

1) фамилию, имя, отчество водителя;

2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

8. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом….»

Незаполнение хотя бы одного обязательного реквизита путевого листа или заполнение его с нарушением положений Приказа № 152 расценивается проверяющими как оформление первичных документов с нарушением установленных правил.

При заполнении путевых листов встречаются следующие нарушения:

  • Отсутствуют подписи и расшифровки ответственных лиц, в частности, водителя. Ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие. Пунктом 13 Приказа № 152 установлено, что даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя учреждения, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий. Также в путевом листе в силу норм п. 16 Приказа № 152 должны присутствовать даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Они проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
  • На основании норм п. 6 Приказа № 152 дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку являются обязательными реквизитами путевого листа, подлежащими заполнению. Отсутствие времени возвращения в путевом листе говорит о том, что водитель закончил служебную поездку, а автомобиль в надлежащее время не вернул. В путевом листе время выезда и возвращения нужно фиксировать обязательно. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя: можно определить, где водитель находился в то или иное время, сколько времени ушло на дорогу.
  • Не проставлены данные о выданном (заправленном) бензине. Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету. При проверке ГСМ производится сопоставление сведений о заправках автомобиля топливом, отраженных в путевых листах, с данными авансовых отчетов подотчетных лиц, к которым прикладываются документы, подтверждающие заправку автомобиля топливом. При проведении такого сопоставления проверяющие обращают внимание на следующее:
    • дата и количество заправляемого топлива, указанные в оправдательном документе, приложенном к авансовому отчету, должны соответствовать информации, отраженной в путевом листе, составленном на соответствующую дату;
    • заправка топлива должна быть произведена в рабочее время водителя (если заправка автомобиля топливом по чекам была произведена в нерабочее время, то этот факт является основанием для дальнейших разбирательств);
    • на счетах бухгалтерского учета приобретение подотчетным лицом топлива должно быть отражено в полном объеме.
    • внутренним локальном актом учреждения;
    • Минтрансом либо специализированной организацией, в которую учреждение обратится с запросом для расчета нормы списания ГСМ по конкретному виду автотранспорта, не указанному в Распоряжении № АМ-23-р.

    Следует отметить, что графа «Расход: по норме» не является обязательным реквизитом согласно нормам Приказа № 152, тем не менее рекомендуем все же ее заполнять. Это упростит работу бухгалтера, который на основании путевого листа будет производить расчет норм списания ГСМ, и позволит избежать ненужных придирок проверяющих при проведении ими внешних проверок финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

    * Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».