«Транснефть» потратит более полумиллиарда рублей на тиражирование системы электронного архива
В конце октября 2016 года «Транснефть» объявила о проведении закрытого запроса предложений на выполнение работ по тиражированию корпоративной информационной системы электронного хранения документов (ЭХД) в рамках третьей очереди [1] . Начальная стоимость договора составляет почти 553 млн рублей.
Система ЭХД разработана для «Транснефти» компанией «Логика бизнеса». Она предназначена для автоматизации процессов ввода, обработки, хранения, поиска и использования индексной информации первичных учетных документов и электронных копий первичных учетных документов.
В рамках настоящего договора исполнитель должен будет в 2016 – 2017 годах тиражировать КИС ЭХД в компаниях «Транснефть», «Транснефть – Приволга», «Транснефть – Верхняя Волга», «Транснефть – ТСД», «ЦУП ВСТО», «Транснефть – Север». Дополнительно в этих компаниях должна быть обеспечена интеграция внедряемой системы с КИС «Галактика».
Кроме того, договор подразумевает тиражирование КИС ЭХД в компании «Транснефтьэнерго». В организациях этого предприятия должна быть проведена интеграция с системой 1С.
Для всех предприятий, в которых будет происходить внедрение системы, должна быть обеспечена техническая поддержка КИС ЭХД.
По итогам тиражирования системы электронного хранения документов должны быть достигнуты следующие результаты:
- автоматизирован процесс ввода, хранения первичной учетной документации;
- обработка, отражение в учете первичной учетной документации Специалистами ТНФ производится только на основании скан-образов документов в КИС ЭХД;
- реализована возможность быстрого поиска первичного учетного документа или группы документов по заданным поисковым запросам;
- реализована возможность массовой выгрузки и печати группы документов для предоставления по запросу различных служб;
- реализована возможность формирования различной отчетности.
КИС ЭХД является типовым решением и внедряется в готовом виде без модификации программного кода. Выявляемые в ходе тиражирования системы новые функциональные требования должны подлежать учету и обработке. Их реализация должна производиться в рамках отдельных контрактных обязательств.
В состав ПО системы должно входить общее и платформенное программное обеспечение. Все закупаемое ПО должно быть лицензионно чистым. В качестве общего ПО применяются многозадачные многопользовательские операционные системы AIX 7.1 и Windows 2008 R2 либо Windows Server 2012/Windows Server 2012 R2, а также системы управления базами данных (СУБД) IBM DB2 и Microsoft SQL Server 2012 SP1. В качестве платформенного ПО применяются IBM FileNet P8 и ABBYY FlexiCapture 11.
КИС ЭХД имеет возможность функционирования на следующих операционных системах: Windows Server 2008, Windows Server 2012/Windows Server 2012 R2, Solaris, HP-UX, IBM AIX, Linux. При этом, различные компоненты системы могут быть установлены в различных операционных системах.
Сроки выполнения работ варьируются в зависимости от предприятия и составляют от 9 до 10 месяцев с даты подписания договора. При этом услуги технической поддержки должны оказываться в течение 12 месяцев с момента подписания приказа о переводе системы в промышленную эксплуатацию.
Заявки на участие в закупке принимаются до 7 ноября 2016 года. Подведение итогов намечено на 28 ноября 2016 года.
Ранее тиражированием системы электронного хранения документов в организациях «Транснефти» занимались компании «АйТи» и «Логика Бизнеса». Первая выполняла работы в 2014 – 2015 гг. за 352 млн рублей, вторая в 2015 – 2016 гг. за 274 млн рублей.
«Логика бизнеса» дополнительно обеспечивает техническую поддержку КИС ЭХД (с 1 октября 2016 по 30 сентября 2018 года) в ряде организаций «Транснефти». Договор стоимостью 686,5 млн рублей был заключен в октября 2016 года.
Первые результаты проекта внедрения решения для электронного хранения первичных финансовых документовВ апреле 2014 года ОАО «АК «Транснефть» сообщила о первых результатах внедрения решения для потокового ввода и электронного хранения первичных финансовых документов. Решение «Логика ЭХД. Финансовые документы» разработано компанией «Логика бизнеса» (ГК АйТи) на платформах ABBYY и IBM FileNet.
Следуя ИТ-стратегии, ОАО «АК «Транснефть» выполнила пилотный проект по созданию корпоративного электронного архива, в ходе которого была оптимизирована работа с первичными финансовыми документами. Основной целью внедрения нового ИТ-решения была автоматизация процессов обработки первичных учетных документов путем создания электронного хранилища скан-образов документов и реализация работы с электронными копиями.
Внедренная система включает в себя станции сканирования, распознавания и верификации документов на основе решений ABBYY и системы электронного архива документов, построенной на платформе IBM FileNet. Система была развернута в ОАО «Северо-западные магистральные нефтепроводы» и в обслуживающем его филиале ООО «Транснефть Финанс» в Казани. На данный момент в системе работает более 1000 пользователей.
РезультатыВнедрение нового решения изменило основные бизнес-процессы компании по работе с финансовой документацией: от получения первичных учетных документов от контрагентов, их оформления и ввода информации в учетную систему до подшивки первичных учетных документов в дела и передачи оформленных дел на постоянное хранение в архив.
В результате проекта был создан электронный архив скан-образов первичной финансовой документации, связанный с учетной системой. В новой системе упростился поиск необходимых документов как для использования в повседневной работе, так и для предоставления по запросу контролирующих органов. Реализовано гибкое разделение доступа к документам сотрудников, принимающих участие в жизненном цикле обработки документа на различных его этапах.
Одной из важных составляющих проекта стала интеграция электронного архива с учетной системой компании (на базе системы «Галактика»), которая позволила автоматически заполнять часть атрибутов в учетной системе на основе распознанных скан-образов документов. Появилась возможность просмотра скан-образов документов непосредственно в интерфейсе учетной системы, возможность массовой обработки скан-образов документов (печать/выгрузка) из учетной системы.
ПерспективыВ ближайшее время планируется тиражирование пилотного решения в другие дочерние общества ОАО «АК «Транснефть», что позволит компании создать единое информационное пространство для ввода, регистрации и хранения финансовых документов, минимизировать трудозатраты сотрудников бухгалтерии при подготовке отчетов по запросу регулирующих органов, улучшить доступ к информации.