4.1. Планирование, учёт и отчётность в контрольно-ревизионной работе
Процесс организации ревизионной работы можно подразделить на следующие взаимосвязанные этапы (Рисунок 1):
1) планирование ревизии;
2) подготовка к ревизии;
3) составление программы проведения ревизии;
4) организация работы на месте (объекте) ревизии;
5) документальная и фактическая проверка;
6) систематизация материалов ревизии и составление акта;
7) согласование и обсуждение результатов ревизии на предприятии;
8) организация контроля за выполнением решений, принятых по материалам ревизии.
Ревизующие организации составляют перспективные и текущие планы проведения ревизий.
Перспективные планы составляются на несколько лет (три, пять и более). Они включают в себя мероприятия по организации контрольно-ревизионной работы, её совершенствованию, по внедрению передовых форм и методов хозяйственного контроля, по разработке нормативно-справочных материалов, по подготовке и повышению квалификации кадров контрольно-ревизионного органа.
Текущие планы составляют на календарный год с разбивкой по кварталам. В первую очередь ревизии планируются в тех организациях, в которых продолжительное время их не было, имеются недостатки и сигналы о злоупотреблениях. Составлению планов предшествует изучение отчётности организаций, материалов ранее проведённых ревизий и т. д.
Годовой план контрольно-ревизионной работы состоит из двух разделов: документальные ревизии и тематические проверки. В плане указывают – наименование и местонахождение ревизуемых предприятий; сведения о предыдущей ревизии (когда, за какой срок и кем она проводилась); ревизуемый период; вид ревизии; дата начала и окончания ревизии; продолжительность ревизии (в днях); исполнителей.
К годовому плану обычно прилагаются график отпусков, список работников, направляемых на курсы повышения квалификации, планы проведения совещаний, семинаров и др.
Текущий план проведения ревизии составляется в одном экземпляре и утверждается руководителем ревизующей организации. Содержание его имеет конфиденциальный характер (таблица 3).
В год каждый ревизор должен участвовать в среднем в 8 – 9 проверках, то есть приблизительно две трети рабочего времени отводится на ревизии, подготовку к ней и оформление акта. Остальное время резервируется для внеплановых ревизий, учёбы, участия в семинарах.
Каждая ревизия должна охватывать период начиная с даты окончания предыдущей ревизии. Продолжительность ревизии не должна превышать 45 рабочих дней. Продление срока ревизии допускается с разрешения руководителя ревизионного органа по мотивированному представлению руководителя ревизионной группы, но не более чем на 30 рабочих дней.
Основанием для продления срока могут быть следующие причины:
– проведение ревизии за время, превышающее один год;
– изменение программы в ходе осуществления ревизии;
– необходимость сплошной проверки хозяйственных операций с целью установления полного размера причинённого материального ущерба при выявлении фактов хищений, злоупотреблении и других нарушений;
– болезнь ревизора на срок до одного месяца (при болезни на срок более одного месяца рекомендуется назначить другого ревизора).
На основании годовых планов контрольно-ревизионной работы каждый работник контрольно-ревизионного органа разрабатывает индивидуальный план-график работы на год, в первом разделе которого указываются наименование предприятий, подлежащих ревизии, сведения о проведенной в них предыдущей ревизии, а также сроки предстоящей ревизии и ревизуемый период; во втором разделе планируются тематические проверки. Для контроля ревизий и проверок план содержит графу «Отметка о выполнении».
Таблица 3 – План контрольно-ревизионной работы контрольно-ревизионного отделана 20 г.
Начальник контрольно-ревизионного отдела __________________________ Т.Н. Сачко
Начальник контрольно ревизионного органа
«_____» _________________________ 20__г.
Раздел 1. Документальные ревизии
Раздел 2. Тематические проверки
Организация Тема проверки Дата Отметка о выполнении начала окончания ОАО «АВС» Контроль соблюдения расчетно-кассовой дисциплины 05.04.2011г. 10.04.2011г. выполнено
Для учёта выполнения планов контрольно-ревизионной работы и результатов ревизий и проверок ведётся журнал регистрации проведённых ревизий и проверок и принятых по ним решений.
К результатам ревизии относятся:
2) премии, выплаченные в нарушение действующего законодательства;
3) незаконные выплаты командировочных, выплаты пенсий, пособий;
4) недостачи и хищения;
5) ущерб от порчи и повреждений материальных ценностей;
6) приписки и искажения отчётности.
Также в журнале следует учитывать: число дел и на какую сумму передано следственным органам; количество лиц, привлечённых к дисциплинарной ответственности, в том числе лиц, привлечённых к материальной ответственности; сумму возмещённого ущерба.
На основании данных журнала составляется отчёт о контрольно-ревизионной работе за первое полугодие и в целом за год, который направляется вышестоящей организации. К отчёту прилагается объяснительная записка, которая составляется по каждому разделу отчёта.
В первом разделе отражается выполнение плана проведения ревизий. Если план проведения ревизий не выполнен, указываются причины невыполнения и принятые меры по недопущению таких фактов в дальнейшем. Характеризуются наиболее существенные нарушения и недостатки, выявленные ревизиями и проверками, а также меры, принятые по их устранению и предотвращению в дальнейшем.
Во втором разделе приводятся наиболее характерные факты причинённого ущерба, которые занимают наибольший удельный вес в общей сумме выявленного ущерба, указываются причины, способствующие образованию данного ущерба.
В третьем разделе показываются принятые меры по возмещению выявленного ущерба. Отражается организация контроля за выполнением принятых мер. Приводятся данные о сумме возмещенного ущерба, выделяются наиболее крупные суммы невосстановленного ущерба. Показывается количество дел, находящихся на рассмотрении в правоохранительных органах на конец отчётного периода.
В четвёртом разделе отражается работа с кадровым составом ревизионного органа по повышению квалификации, организации обмена опытом ревизионной работы, а также совершенствованию методов проведения ревизий.
В заключительной части пояснительной записки излагаются предложения по совершенствованию контроля, устранению причин и условий, способствующих нарушениям и злоупотреблениям, в том числе предложения о внесении изменений в действующее законодательство и нормативные акты.
Объяснительную записку подписывает руководитель контрольно-ревизионного органа.