Что нужно знать о бумаге как о носителе документа

Д о изобретения бумаги на чем только ни пытались записывать информацию. В Египте это был папирус, изготавливавшийся из стеблей тростника, в изобилии росшего по берегам Нила. В жаркой Ассирии проще было лепить пластинки из глины. Славяне, богатые лесом, пользовались берестой. В Индокитае шли в ход пальмовые листья. В Индии особо важные тексты прорезались на медных пластинках. В Древней Греции бессмертную «Илиаду» запечатлели в свинце, а для текстов попроще использовали деревянные дощечки, покрытые воском. Китайские тексты рисовались кисточкой на шелке.

Современное определение носителя документированной информации, содержащееся в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», трактует его как материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Применение информационных технологий позволило резко расширить спектр современных полимерных носителей:

аудио-компакт-диски,
цифровые оптические диски,
магнитооптические компакт-диски типа RW,
цифровые универсальные видеодиски DVD,
голографические диски,
электронная «бумага» Electronic paper display и пр.

Но когда мы говорим слово «документ», мы по-прежнему представляем себе этот «материальный объект» как лист бумаги с привычными реквизитами. Хотим мы этого или нет, но важнейшим материальным носителем информации по-прежнему остается бумага.

Сорта бумаги От чего зависят потребительские свойства бумаги?

размерных (толщина, масса, формат бумаги),
механических и печатно-технических (прочность, гладкость, деформационные свойства, водостойкость, впитывающая способность),
оптических (белизна, цвет, оттенок, светопроницаемость, светостойкость).

Качество бумаги зависит в первую очередь от исходного сырья, а также от технологии изготовления бумажного листа и способа его производства (ручной, машинный).

Для современных сортов бумаг основной композиционный состав – это волокна растительного происхождения из древесины хвойных и лиственных пород, стеблей однолетних растений, листьев и т.п.

Сорта бумаги получаются в результате добавок в бумажную массу различных наполнителей, которые придают бумаге отличительные свойства. Например:

тальк, каолин или двуокись титана придают бумаге белизну, гладкость, непрозрачность, делают ее более мягкой, но и менее прочной;
серная кислота делает бумагу непроницаемой для жиров и некоторых кислот, придает ей полупрозрачность и прочность;
для снижения гигроскопичности (впитывания влаги) бумагу проклеивают водоотталкивающими смолами и парафинами;
для повышения прочности, гладкости (уменьшения ворсистости), стойкости к истиранию поверхность бумаги проклеивают крахмальным клеем;
белая пигментно-клеевая смесь наносится на поверхность мелованной бумаги для получения высокой гладкости и глянца, что необходимо в производстве рекламных и многоцветных изданий.

Современные сорта бумаги придают ей совершенно новые свойства. Например, изготавливается:

бумага противофильтрационная, не пропускающая даже водяных паров;
бумага, полностью растворимая в воде;
толстый картон, применяющийся в качестве строительного материала;
очень тонкие кальки для копирования чертежей;
непрозрачная бумага, светонепроницаемость которой не зависит от ее толщины.

Не прекращаются разработки все новых видов бумаг. Так, сочетание пластиков с бумагой привело к рождению целого семейства новых писчих материалов, срок службы которых необычайно долог.

По каким характеристикам выбирать бумагу?

Попробуем разобраться в номенклатуре бумаг, которая предлагается современными торговыми фирмами. В первую очередь нас интересуют сорта, пригодные для текущего документирования деятельности организации, для цифровой лазерной печати, для копировально-множительной техники, для презентационной продукции (буклеты, рекламные проспекты, визитные карточки), для «особых случаев», а также специального назначения (конверты для почтовых отправлений – элитные, белые, крафт, этикеточная бумага и пр.).

В номенклатуре бумажной продукции можно встретить такие названия, как «дизайнерская бумага», к которой относится множество разновидностей цветных бумаг, гладких и с тиснением; или «бумага для корпоративного стиля», которая объединяет класс очень дорогих высококачественных бумаг из льняного сырья.

К числу важнейших свойств и показателей бумаги относятся:

композиционный состав, т.е. состав и род волокон (целлюлоза, древесная масса, льнопеньковые, хлопковые и др. волокна), их процентное соотношение, степень размола;
масса бумаги (масса 1 м 2 бумаги данного сорта). Масса выпускаемой для печати бумаги составляет от 40 до 250 г/м 2 ;
толщина бумажного листа может быть от 4 до 400 мкм;
плотность, степень пористости (количество бумажной массы в г/см 2 );
структурные и механические свойства (в частности, направление ориентации волокон в бумаге, светопроницаемость, прозрачность бумаги, деформация под воздействием влаги и т.п.);
белизна;
светопрочность;
сорность (результат использования при ее производстве загрязненной воды);
гладкость поверхности;
оттенок;
стоимость.

В зависимости от свойств бумага делится на:

классы (для печати, для письма, для машинописи, декоративная, упаковочная и др.) и
виды (типографская, офсетная, газетная, мелованная, писчая, картографическая, ватманская, документная и т.д.).

Например, бумага с поверхностной плотностью от 30 до 52 г/м 2 и с преобладанием в ее композиционном составе древесной массы называется газетной. Типографская бумага имеет поверхностную плотность от 60 до 80 г/м2 и изготавливается на основе древесной целлюлозы. Еще большую плотность имеет картографическая бумага (от 85 до 160 г/м 2 ).

В офис для печати на принтерах и копировальных аппаратах мы обычно покупаем бумагу плотностью 80 г/м 2 , но можно использовать бумагу и большей плотности, в зависимости от назначения документа и модели печатающего устройства.

Для технического документирования используется высокосортная белая чертежная ватманская бумага, которая производится на основе механически обработанного тряпья.

Для печатания денежных знаков, облигаций, банковских чеков и других важных финансовых документов используется документная бумага, устойчивая к механическим воздействиям. Она изготавливается на основе льнопеньковых и хлопковых волокон, зачастую с водяными знаками.

Бумага толщиной свыше 0,5 мм и массой 1 м 2 более 250 г называется картоном. В делопроизводстве он используется, в частности, для изготовления обложек первичных комплексов документов (дел), регистрационных карточек и т.п.

При выборе бумаги для создания индивидуального корпоративного стиля надо руководствоваться такими показателями, как плотность, цвет и стоимость. Натуральная, чисто целлюлозная бумага представительского класса типа верже средней и высокой плотности от 170 до 300 г/м 2 может использоваться для изготовления представительской продукции: открыток, приглашений, папок, визиток. Для бумаг более низких плотностей возможна печать на лазерных принтерах.

Дизайнерские сорта отличаются от обычной бумаги особым рельефом и цветностью. Документы на ней выглядят более благородно, респектабельно. Но далеко не любая дизайнерская бумага подходит для печати на принтере. Дело в том, что свойства поверхности и структура дизайнерских видов бумаги значительно отличаются от обычной. Цифровая печать предъявляет свои требования, поскольку запечатываемый материал, проходя через печатный тракт принтера, подвергается термическому воздействию и также должен обеспечивать четкую фиксацию тонера, чтобы не происходило его «осыпание».

Поэтому прежде чем закупить партию такой бумаги, нужно запросить информацию о ее пригодности для планируемых вами целей. Нельзя делать выбор только на основании внешних качеств бумаги.

Стоимость одного листа дизайнерской бумаги из отборной целлюлозы в розничной продаже из расчета 100 листов в пачке средней и высокой плотности 100–300 г/м 2 колеблется в диапазоне от 15 до 40 рублей.

Для сравнения приведем стоимость чисто целлюлозной бумаги представительского класса, которая тоже используется для печати бланков различных документов офсетным способом (в типографии), а также для использования в копировальных машинах, лазерных и струйных принтерах. Стоимость одного листа такой бумаги в розничной продаже из расчета 500 листов в пачке может колебаться от 4 рублей для бумаги низкой плотности 80 г/м 2 до 30 рублей для бумаги высокой плотности 260 г/м 2 .

Как видите, эти цены заметно выше цен на обычную офисную бумагу плотностью 80 г/м 2 , которую использует большинство компаний для изготовления своих документов.

Форматы бумаги

Бумага выпускается разных форматов. Еще в 1833 г. в России был установлен единый размер листа бумаги. В 1903 г. союз бумажных фабрикантов принял первые 19 форматов бумаги. В 1920-е годы форматы бумаги были упорядочены на основе системы размеров Германской стандартизационной организации DIN, а впоследствии был принят ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». В 1975 г. система DIN была принята Международной организацией по стандартизации и стала международным стандартом (ISO 216), действующим и в России.

Итак, стандарт ISO 216 состоит из трех серий: A, B и C. В качестве основной установлена серия А. Площадь основного формата (А0) равна 1 м 2 , а его стороны составляют 841 х 1189 мм. Остальные форматы получаются путем последовательного деления пополам предшествующего формата, параллельного его меньшей стороне. Каждый формат обозначается двумя символами: буквой А, указывающей на принадлежность серии, и цифрой, обозначающей количество делений исходного формата А0.

Перечислим все существующие форматы А-серии, согласно ISO 216, в Таблице 1.

Форматы В-серии используются в тех случаях, когда А-серия не имеет подходящего формата. Форматы С-серии стандартизуют конверты.

Основные цели применения различных форматов:

А0, А1 – технические чертежи;
А2, А3 – чертежи, диаграммы, широкоформатные таблицы;
А4 – письма, бланки, расходные материалы для принтеров и копиров, журналы, каталоги;
А5 – записные книжки;
А6 – почтовые открытки;
А5, А6, В5, В6 – книги;
С4, С5, С6 – конверты для писем формата А4: несложенные (С4), сложенные вдвое (С5), сложенные втрое (С6);
В4, А3 – газеты.

В управленческой деятельности чаще всего используются форматы А4 и А6. С учетом размеров бумаги по системе ISO созданы копировальные машины, принтеры, печатные машинки.

Форматы бумаги ISO не единственные. Например, в Соединеных Штатах Америки и Канаде распространены другие форматы: «Letter» (размером 216 х 279 мм), «Legal» (216 х 356 мм), «Executive» (190 х 254 мм) и «Ledger/Tabloid» (279 х 432 мм).

Факторы старения бумаги

При выборе бумаги для документирования следует руководствоваться такими показателями, как влагостойкость, светостойкость, устойчивость к износу и др. физико-химическими свойствами бумаги. Это особенно важно при выборе носителя для документирования информации, подлежащей постоянному сроку хранения.

Не менее важно для организации обеспечить условия хранения документов в своем архиве.

Учитывая длительность хранения, необходимо иметь хотя бы минимальное представление о негативных процессах, которые могут преждевременно состарить бумажный документ. Факторы старения документов всегда были предметом научного исследования. Крупнейшая организация, профессионально занимающаяся этой проблемой, – Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Показательна статистика долговечности различных видов бумаги, собранная специалистами этого учреждения.

Приведем некоторые данные о долголетии бумаги, чтобы вы смогли почувствовать разницу:

500–600 лет – срок жизни тряпичной бумаги (рецепт изготовления: льняное тряпье (целлюлоза 100%), животный клей (желатин), мел, ручное сволачивание, холодная сушка);
150–300 лет просуществует древесная бумага (рецепет: древесная масса (целлюлоза 50%, лигнин – 50%), канифольный клей, хлорная известь, химическая очистка, машинный размол, тепловая сушка);
газетная бумага «проживет» 50–100 лет;
а вот о долговечности современной синтетической бумаги статистических данных за длительный срок еще не существует. Поэтому специалисты лишь предположительно считают ее долговечной (рецепт изготовления современной бумаги: композиция растительных волокон, полимерной пленки и синтетических волокон).

Старение – это необратимые изменения свойств материалов и изделий при их хранении и использовании. Но существуют факторы, которые ускоряют этот естественный процесс. Причем одновременное присутствие нескольких факторов многократно усиливает их разрушительные способности. Итак, на бумажные документы негативно влияют:

Свет (прямой солнечный свет, свет через оконное стекло, отраженный от белых стен и потолка, от люминисцентных ламп) обесцвечивает все цветные изображения за 50–200 часов. На черно-белых документах выцветают подписи и резолюции, выполненные цветными ручками и фломастерами. В рабочих комнатах окна должны притеняться жаллюзи.
Температура (оптимальный показатель: 16–18°С). Бумага имеет сложный состав, повышенная температура активизирует химические реакции старения. Повышение температуры на 10°С вдвое сокращает жизнь бумажного документа.
Влажность воздуха (оптимальный показатель: 30–60%).Превышение этих показателей приводит к ломкости, а понижение – к деформации бумаги и поражению плесневыми грибами.
Биологические вредители (грибы, насекомые). Необходимо помнить, что бумага – съедобный продукт для насекомых, если они лишены естественных для них источников питания (мука, пищевые отходы). Споры плесневых грибов всегда витают в воздухе и оседают на бумаге, но активными они становятся только при повышенной влажности. Достаточно проветривать помещение архива, следить за уровнем влажности и исключить соседство с пищевыми и бытовыми помещениями.
Резкие изменения условий среды (климатические, а также связанные с протечками и отключением отопления, переносом в другие помещения, т.е. «чужой» средой).
Механические повреждения, износ (при многократной выдаче, тесном расположении дел в коробках, хранении в связках и в мягком переплете, слишком «толстые» дела, небрежная транспортировка и т.п.).
Экология среды (загрязнение воздуха в городах, кислотность атмосферы, автомобильные выбросы). Можно компенсировать негативную экологию среды, правильно организовав санитарно-гигиенический режим в архиве и соблюдая климатические нормативы, принятые для бумажных документов.

Хранение бумажных документов без учета приведенных выше факторов приводит к разнообразным дефектам как самой бумаги, так и нанесенного на нее текста.

Дефекты бумаги, такие, как плесень, химические и механические повреждения, порча водой и огнем, различимы невооруженным глазом, с ними можно бороться профилактическими и оперативными мерами.

Сложнее с дефектами текста, которые в значительной мере могут зависеть от инструментов нанесения письменных знаков и от используемых средств для их нанесения. Наиболее распространенные дефекты текста связаны с его коррозией:

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎