Расчет больничных: теория и практика
Расчет и начисление сумм больничных производятся работодателем в том месяце, в котором поступили в бухгалтерию предприятия оформленный протокол и документы, послужившие основанием для назначения больничных.
В случае если работник, находившийся на больничном, является совместителем, для расчета сумм оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности и пособия по временной нетрудоспособности следует потребовать от него справку о средней заработной плате с основного места работы и справки о средней заработной плате по местам работы по совместительству, если застрахованное лицо работает на нескольких работах по совместительству.
Расчет оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности и пособия по временной нетрудоспособности производится в соответствии с Порядком № 1266.
Согласно п. 20 Порядка № 1266 сумма выплат в связи с временной нетрудоспособностью рассчитывается путем умножения суммы дневной (часовой) выплаты, размер которой устанавливается в процентах среднедневной (среднечасовой) заработной платы в зависимости от страхового стажа работника (если его наличие предусмотрено законодательством), на количество дней (часов), которые подлежат оплате по графику работы предприятия.
Представим данный расчет в виде формулы:
где Б— сумма больничных;
ДВ — дневная выплата;
К — количество рабочих дней (часов) болезни, подлежащих оплате.
В свою очередь, дневная выплата будет определяться как:
ДВ = ЗПср х С : 100,
где ЗПср — размер среднедневной (среднечасовой) заработной платы;
С — процент от размера среднедневной (среднечасовой) заработной платы.
Рассмотрим подробно порядок определения каждого из показателей, участвующих в расчете больничных.
Расчет среднедневной (среднечасовой) зарплаты
Рассмотрение данного раздела начнем с того, что определимся, в каких случаях при расчете сумм больничных следует использовать среднедневную, а в каких среднечасовую заработную плату.
Среднечасовая заработная плата при расчете сумм больничных применяется, когда (п. 15 Порядка № 1266):
1) ведется суммированный учет рабочего времени;
2) учет рабочего времени ведется в часах;
3) в месяцах расчетного периода, за который исчисляется средняя зарплата, или в периоде, за который выплачиваются больничные, устанавливается неполный рабочий день.
В остальных случаях применяется среднедневная заработная плата (п. 13 Порядка № 1266).
Расчет среднедневной (среднечасовой) заработной платы можно представить в виде формулы (пп. 14, 16 Порядка № 1266):
где ЗП — начисленная за расчетный период сумма заработной платы;
РП — количество отработанных в расчетном периоде дней (часов — в случае определения среднечасовой заработной платы).
Следовательно, для правильного расчета суммы пособия необходимо определить:
— количество рабочих дней (часов) в расчетном периоде;
— выплаты, включаемые в расчет средней заработной платы.
Период, за который производится расчет средней зарплаты. Расчетным периодом, за который исчисляется средняя заработная плата для расчета выплат по временной нетрудоспособности, является период работы по последнему основному месту работы перед наступлением страхового случая, в течение которого застрахованное лицо работало и уплачивало страховые взносы или за него уплачивались страховые взносы (п. 3 Порядка № 1266).
В общем случае расчетным периодом для застрахованных лиц являются последние 6 календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу, в котором наступил страховой случай (п. 4 Порядка № 1266).
Для лиц, работающих на предприятиях, в организациях, работа которых связана с сезонным характером производства согласно Списку сезонных работ и сезонных отраслей, утвержденному постановлением КМУ от 28.03.97 г. № 278, расчетный период равен 12 календарным месяцам (месяцы берутся подряд), предшествующим месяцу, в котором наступил страховой случай.
Если застрахованное лицо работало менее 6 календарных месяцев, средняя заработная плата исчисляется за фактическое количество отработанных календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу наступления страхового случая. Причем, если работник отработал полный месяц, но принят на работу он был не в первый календарный день месяца (например, первый календарный день месяца является выходным или праздничным днем), то такой месяц при определении расчетного периода не учитывается (см. письмо Минтруда от 19.10.2007 г. № 595/020/99-07).
При определении количества рабочих дней в расчетном периоде месяцы расчетного периода, полностью не отработанные работником по уважительным причинам (с 1-го до 1-го числа), исключаются из расчетного периода. Исчерпывающий перечень таких уважительных причин приведен в п. 4 Порядка № 1266. Ими являются:
1) временная нетрудоспособность;
2) отпуск в связи с беременностью и родами;
3) отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста или шестилетнего возраста по медицинскому заключению.
Если работник не отработал полный календарный месяц, средняя заработная плата исчисляется за фактически отработанное время перед наступлением страхового случая.
Если страховой случай наступил в первый день работы или в расчетном периоде перед наступлением страхового случая работник не имел заработка по уважительным причинам, перечисленным выше,средняя зарплатаза один рабочий день (час) рассчитывается исходя из месячной тарифной ставки (должностного оклада), установленной работнику на момент наступления страхового случая (абзац первый п. 10 Порядка № 1266).
Выплаты, которые включаются в расчет среднедневной (среднечасовой) заработной платы. В расчет среднедневной (среднечасовой) заработной платы для определения суммы больничных включаются выплаты, которые:
во-первых, начислены за отработанное время (выплаты за время, в течение которого работник не работал и за ним сохранялся средний заработок, исчисленный в соответствии с Порядком № 100 (например, отпускные), в расчете не участвуют);
во-вторых, включаются в фонд оплаты труда согласно Инструкции № 5 (информацию о том, какие выплаты включаются в фонд оплаты труда и участвуют в расчете средней заработной платы, наши читатели могут найти в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 34);
в-третьих, включаются в базу для начисления и удержания единого социального взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕСВ).
В расчете больничных выплаты участвуют в пределах максимальной величины базы начисления ЕСВ*. При этом, если работник часть месяца работал, а часть месяца находился в отпуске (или не работал по другим причинам и за этот период за ним сохранялся средний заработок) и общая сумма дохода, начисленного ему за такой месяц, превысила максимальный размер базы начисления ЕСВ, то при расчете средней заработной платы для определения суммы больничных сумма заработной платы, с которой уплачены страховые взносы, учитывается в пропорциональных размерах между видами начислений.
* В 2012 году размер максимальной величины базы начисления ЕСВ составляет: в январе — марте — 18241 грн., в апреле — июне — 18598 грн., в июле — сентябре — 18734 грн., в октябре — ноябре — 19006 грн., в декабре — 19278 грн.
Отдельно хотелось бы остановиться на особенностях включения в расчет среднедневной (среднечасовой) заработной платы разовых выплат. Дело в том, что согласно абзацу второму п. 9 Порядка № 1266, если работник часть месяца в расчетном периоде не работал по уважительным причинам (перечень причин см. выше), то для исчисления средней заработной платы поощрительные и компенсационные выплаты, имеющие разовый характер, и выплаты, которые не предусмотрены актами законодательства или производятся сверх установленных указанными актами норм, в таком месяце учитываются пропорционально отработанному времени.
То есть, если в расчетном периоде имеется месяц, который не отработан полностью по одной из уважительных причин и в этом же месяце были начислены поощрительные и компенсационные выплаты, имеющие разовый характер, то такие выплаты учитываются пропорционально отработанному времени. Если же месяц расчетного периода, в котором была начислена поощрительная или компенсационная выплата, отработан работником полностью, в расчете средней заработной платы будет участвовать вся сумма такой выплаты.
Что касается поощрительных и компенсационных выплат, то их перечень приведен в п. 2.3 Инструкции № 5. К ним, в частности, относятся: материальная помощь к отпуску, вознаграждение по итогам работы за год, ежегодное вознаграждение за выслугу лет, премии за выполнение важных и особо важных заданий, единовременные поощрения, не связанные с конкретными результатами труда (например, к юбилейным датам).
Обращаем внимание: при расчете средней заработной платы следует учитывать ограничение, установленное абзацем пятым п. 14 Порядка № 1266, согласно которому среднедневная (среднечасовая) заработная плата не может превышать максимальной величины базы начисления ЕСВ, в расчете на один день (час), которая рассчитывается путем деления установленного ее размера в последнем месяце расчетного периода на норму рабочего времени этого месяца.
Процент от размера среднедневной (среднечасовой) заработной платы
В соответствии со ст. 37 Закона № 2240 и п. 5 Порядка № 439* больничные выплачиваются застрахованным лицам в зависимости от страхового стажа в таких размерах:
— 60 % средней заработной платы — для лиц со страховым стажем до 5 лет;
— 80 % средней заработной платы — для лиц со страховым стажем от 5 до 8 лет;
— 100 % средней заработной платы — для лиц со страховым стажем свыше 8 лет.
* Несмотря на то что Порядок № 439 был разработан в соответствии со ст. 2 Закона Украины «О размере взносов на некоторые виды общеобязательного государственного социального страхования» от 11.01.2001 г. № 2213-III, который утратил силу с 01.01.2011 г. в связи со вступлением в силу Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI, на сегодняшний день он является действующим нормативным документом. Поэтому, по нашему мнению, работодатели должны применять положения Порядка № 439 в части, не противоречащей действующему законодательству.
Независимо от страхового стажа в размере 100 % средней заработной платы выплачивается пособие по временной нетрудоспособности следующим лицам:
— лицам, отнесенным к 1 — 4 категориям лиц, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы согласно ст. 14 Закона Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.91 г. № 796-XIІ;
— одному из родителей или лицу, их заменяющему и ухаживающему за больным ребенком в возрасте до 14 лет, пострадавшим от Чернобыльской катастрофы;
— ветеранам войны и лицам, на которых распространяется действие Закона Украины «О статусе ветеранов войны, гарантиях их социальной защиты» от 22.10.93 г. № 3551-XII;
— лицам, отнесенным к жертвам нацистских преследований согласно Закону Украины «О жертвах нацистских преследований» от 23.03.2000 г. № 1584-III;
— донорам, имеющим право на льготу, на основании ст. 10 Закона Украины «О донорстве крови и ее компонентов» от 23.06.95 г. № 239/95-ВР (право на такую льготу имеют доноры, которые в течение года бесплатно сдали кровь и (или) ее компоненты в суммарном количестве, равном двум разовым максимально допустимым дозам. Льгота предоставляется в течение года после сдачи крови и (или) ее компонентов в указанном количестве).
Таким образом, если работник предоставил листок нетрудоспособности, свидетельствующий о наступлении его временной нетрудоспособности (перечень страховых случаев приведен в ч. 1 ст. 35 Закона № 2240), и не предоставил документы, подтверждающие право на льготу, для определения размера оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности и пособия по временной нетрудоспособности работодателю необходимо рассчитать страховой стаж работника.
Продолжительность страхового стажа определяется на день наступления нетрудоспособности.
Порядок исчисления страхового стажа установлен ст. 7 Закона № 2240. Согласно данной норме страховой стаж исчисляется:
— до 01.01.2011 г. — в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством, действовавшим ранее (Правилами № 1658 и ст. 7 Закона № 2240 в редакции, которая действовала до 01.01.2011 г.);
— с 01.01.2011 г. — по данным, содержащимся в системе персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — Госреестр).
При этом необходимость в исчислении страхового стажа по данным из Госреестра возникает в отношении застрахованных лиц, которые:
1) на начало 2011 года имеют страховой стаж менее 8 лет;
2) не имеют льгот согласно действующему законодательству (см. разъяснения Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности (далее — Фонд), предоставленные в письме от 04.02.2011 г. № 04-29-196 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 31, с. 11).
Индивидуальные данные из Госреестра (по форме № ОК-7-з) предоставляются органом Пенсионного фонда непосредственно работнику при предъявлении им паспорта, справки о присвоении идентификационного номера или свидетельства об общеобязательном социальном страховании или пенсионного удостоверения (п. 3.3 Положения о Государственном реестре общеобязательного государственного социального страхования, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 08.10.2010 г. № 22-1).
Поэтому если вновь принятый работник согласно записям в трудовой книжке имеет страховой стаж менее 8 лет, не имеет право на льготу, и в период с 01.01.2011 г. до даты приема на работу работал на условиях трудового договора у другого страхователя, то для исчисления страхового стажа для оплаты больничных он должен предоставить новому работодателю данные из системы персонифицированного учета за указанный период.
Страховой стаж для оплаты больничного, предоставленного работником, который по состоянию на 01.01.2011 г. состоял в трудовых отношениях с работодателем-страхователем, исчисляется таким работодателем на основании данных отчетов по ЕСВ, поданных им в соответствующий орган Пенсионного фонда, а также документов, подтверждающих страховой стаж работника.
Страховой стаж за период до 01.01.2011 г. исчисляется на основании записей в трудовой книжке работника.
Данные о страховом стаже работника указываются на обратной стороне листка нетрудоспособности отделом кадров или уполномоченным собственником лицом.
А теперь напомним основные правила исчисления страхового стажа за периоды до 01.01.2011 года и после.
Период, за который исчисляется страховой стаж
Период, который учитывается при расчете страхового стажа
Работы на условиях трудового договора (контракта) у работодателя независимо от избранной формы собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности или другой работы, на протяжении которой работник подлежал обязательному социальному страхованию*
службы в Вооруженных Силах, Национальной гвардии, Пограничных войсках, СБУ, внутренних войсках МВД, войсках гражданской обороны и других военных формированиях, образованных в соответствии с законами Украины, а также в органах внутренних дел
пребывания граждан на альтернативной (невоенной) службе
пребывания на службе в таможенных органах
переподготовки и обучения новым профессиям, участия в оплачиваемых общественных работах и период получения помощи (в том числе материальной) по безработице в соответствии с Законом Украины «О занятости населения» от 01.03.91 г. № 803-XII
ухода за ребенком, пострадавшим в результате Чернобыльской катастрофы до достижения им 12-летнего возраста (одному из родителей)
отпуска в связи с беременностью и родами, частично оплачиваемого отпуска для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста и отпуска без сохранения заработной платы для ухода за ребенком, продолжительность которого определяется медицинским заключением, но не более чем до достижения ребенком шестилетнего возраста
выплаты пособия по беременности и родам, пособия по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста женщинам из числа военнослужащих, уволенных из Вооруженных Сил, Национальной гвардии, Пограничных войск, СБУ, внутренних войск МВД, войск гражданской обороны и других воинских формирований, а также из органов внутренних дел в связи с беременностью и родами, при условии, что они приступили к работе или учебе по достижению ребенком трехлетнего возраста
период, на протяжении которого родители-воспитатели были заняты в детском доме семейного типа воспитанием детей-сирот и детей, лишенных родительской опеки
учебы на курсах и в школах по подготовке кадров, повышению квалификации и переквалификации, если направлению на курсы или в школу непосредственно предшествовала работа или служба в составе Вооруженных Сил, Национальной гвардии, Пограничных войск, СБУ, внутренних войск МВД, войск гражданской обороны и других военных формирований, образованных в соответствии с законами Украины, а также в органах внутренних дел
работы или производственной практики на рабочих местах и должностях, которые оплачиваются, в период учебы в высшем учебном заведении
учебы в профессионально-техническом учебном заведении
время оплаченного вынужденного прогула, вызванного незаконным увольнением или переводом на другую работу
время вынужденного прогула лица, взятого под защиту
пребывания под стражей, срок отбывания наказания, а также время, на протяжении которого гражданин не работал в связи с незаконным отстранением от работы (должности)
с 28.02.2001 г. до 01.01.2011 г.
работы на условиях трудового договора, за который уплачивались страховые взносы в Фонд
временной потери трудоспособности
отпуска по беременности и родам
отпуска для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста**
получения выплат по отдельным видам общеобязательного государственного социального страхования (за исключением пенсий всех видов)
период (срок), в течение которого лицо подлежало социальному страхованию в связи с временной потерей трудоспособности и за который ежемесячно уплачены им и работодателем или им страховые взносы в сумме не меньшей, чем минимальный страховой взнос
*При этом работа на водном транспорте на протяжении полного навигационного периода, а также работа на сезонных работах и предприятиях сезонных отраслей в соответствии со Списком сезонных работ и сезонных отраслей, утвержденным постановлением КМУ от 28.03.97 г. № 278, засчитывается за год работы.
** Обращаем внимание: периоды нахождения застрахованного лица в отпуске для ухода за ребенком до достижения им шестилетнего возраста и в отпуске без сохранения заработной платы (ст. 25, 26 Закона об отпусках) в страховой стаж не включаются (см. письмо Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности от 02.10.2007 г. № 04-06/Х-179з-283).
Остановимся отдельно на порядке определения страхового стажа работника за период с 01.01.2011 г. для оплаты больничного.
Страховой стаж за период с 01.01.2011 г. исчисляется в месяцах. Причем в страховой стаж месяц может быть засчитан как полный только в случае, если:
1) застрахованное лицо весь месяц подлежало социальному страхованию в связи с временной потерей трудоспособности и за него уплачивался ЕСВ;
2) размер ЕСВ, уплаченного за этот месяц, больше или равен размеру минимального страхового взноса. При этом в соответствии с п. 12 ст. 2 Закона № 2240 под минимальным страховым взносом понимается сумма средств, которая определяется как произведение минимального размера заработной платы* и размера ЕСВ (сумма размера ЕСВ в части начислений и размера ЕСВ в части удержаний), установленных законом на месяц, за который начисляется заработная плата (доход).
* Минимальная заработная плата на 2012 год установлена ст. 13 Закона о госбюджете-2012 и составляет: в январе — марте — 1073 грн., в апреле — июне — 1094 грн., в июле — сентябре — 1102 грн., в октябре — ноябре — 1118 грн., в декабре — 1134 грн.
В случае если сумма уплаченного за соответствующий месяц ЕСВ меньше чем минимальный страховой взнос, этот период засчитывается в страховой стаж по формуле(ч. 3 ст. 7 Закона № 2240):
где ПП — продолжительность периода, который засчитывается в страховой стаж и определяется в месяцах;
Св — сумма ЕСВ, уплаченного за соответствующий месяц;
В — минимальный размер страхового взноса за соответствующий месяц.
Таким образом, месяцы работы, в которых сумма уплаченного ЕСВ составила менее суммы минимального страхового взноса, будут зачтены в страховой стаж для оплаты больничного пропорционально сумме уплаченного ЕСВ.
При расчете страхового стажа работнику за период с 01.01.2011 г. следует учитывать, что согласно абзацу 2 ч. 1 ст. 7 Закона № 2464 периоды получения выплат по отдельным видам общеобязательного государственного социального страхования, кроме пенсий всех видов (за исключением пенсии по инвалидности), включаются в страховой стаж работника как периоды, за которые уплачены страховые взносы исходя из размера минимального страхового взноса. На этом основании в страховой стаж включаются:
— период отпуска по беременности и родам;
— период временной нетрудоспособности,
за которые застрахованному лицу выплачиваются пособия за счет средств Фонда. А вот период отпуска для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста при определении страхового стажа за период с 01.01.2011 г. в расчет не включается, так как в этот период работник не подлежит обязательному социальному страхованию.
Рассмотрев особенности определения страхового стажа работника, перейдем к определению дней (часов) болезни, подлежащих оплате.
Дни (часы) болезни, подлежащие оплате
Сразу отметим, что в соответствии с обновленным п. 2.1 Инструкции № 455 в случае заболевания или травмы на весь период временной нетрудоспособности до восстановления трудоспособности или до установления группы инвалидности медико-социальной экспертной комиссией (МСЭК) выдается листок нетрудоспособности, который исчисляется в календарных днях. Однако это не означает, что период временной нетрудоспособности теперь будет оплачиваться в календарных днях. Как и ранее, в случае болезни работника, что подтверждено листком нетрудоспособности, оплате подлежат все пропущенные им согласно графику работы предприятия (структурного подразделения предприятия или индивидуальному графику работы) рабочие дни (часы), включая период испытания и день увольнения. Нерабочие, праздничные и выходные дни, приходящиеся на период болезни, оплате не подлежат.
В случае если работник заболел в ежегодном (основном или дополнительном) отпуске или дополнительном отпуске на детей, который предоставляется на основании ст. 19 Закона об отпусках, что подтверждается должным образом оформленным листком нетрудоспособности, период временной нетрудоспособности такого работника подлежит оплате в общем порядке, а ежегодный отпуск должен быть продлен или перенесен (абзац пятый ч. 2 ст. 35 Закона № 2240, п. 1 ч. 2 ст. 11 и ч. 7 ст. 20 Закона об отпусках, письмо Минтруда от 19.02.2009 г. № 34/13/116-09). Подробно о том, какие гарантии установлены действующим законодательством для лиц, заболевших в отпуске, читайте в статье «Болезнь во время отпуска» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 61. с. 8).
В каких случаях дни временной нетрудоспособности не оплачиваются, см. на с. 7.
Разобравшись с теоретической частью, перейдем к рассмотрению практических вопросов, касающихся определения сумм больничных.
Как рассчитать среднюю заработную плату для оплаты больничного, если в одном из месяцев расчетного периода была проведена корректировка начисленной заработной платы?
Согласно п.п. 1.6.2 Инструкции № 5, если начисления фонда оплаты труда осуществляются за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, они отражаются в фонде оплаты труда того месяца, в котором были осуществлены начисления.
Как указывалось выше, в расчет средней заработной платы включаются выплаты, с которых в расчетном периоде был уплачен ЕСВ. Поскольку взыскание ЕСВ в месяце проведения корректировки производилось с начисленной суммы заработной платы с учетом корректировки, то соответственно и при расчете средней заработной платы для оплаты больничного за расчетный период заработная плата за такой месяц включается с учетом корректировки (как в большую, так и в меньшую сторону).
Пример 1. Работник болел с 6 по 13 февраля 2012 года включительно, о чем свидетельствует предоставленный листок нетрудоспособности. Расчетный период август 2011 года — январь 2012 года. В августе 2011 года данному работнику были начислены: больничные за период с 29 июля по 5 августа 2011 года в сумме 540 грн. и заработная плата за фактически отработанные в августе дни — 2318,18 грн. Кроме того, в этом же месяце была отсторнирована ошибочно начисленная в июле 2011 года заработная плата за день, когда работник согласно листку нетрудоспособности находился на больничном (29 июля 2011 года), в размере 142,86 грн. Информацию о начисленных в расчетном периоде выплатах и количестве отработанных рабочих дней представим в таблице.