Менеджер АХО / Ведущий специалист АХО
Организация деятельности административно-хозяйственного отдела Института: - организация технической эксплуатации, обслуживания и плановых ремонтов инженерных систем и коммуникаций, контроль за подготовкой площадей офиса к сезонной (весна/лето-осень/зима) эксплуатации (свыше 3000 м2); - работа с договорами и контрактами в рамках ФЗ-223 и ФЗ-44; - составление тех. заданий на проектные, строительно-монтажные работы, оказание услуг и т.д. - согласование проектно-сметной документации, дефектных ведомостей, локальных смет и т.д.; - работа связанная с прохождением согласований проектов и СМР в государственных инстанциях; - организация и контроль проведения работ по текущим и капитальным ремонтам, а так же с переоснащением площадей Института (работа с подрядчиками); - отчетность по исполнению бюджета хозяйственных расходов; - оптимизация статей бюджета касающихся хозяйственной деятельности компании; - взаимодействие с бухгалтерией по вопросам отчетных закрывающих документов и документооборота с контрагентами; - участие в проведении плановой и внеплановой инвентаризации ОС и ТМЦ; - организация новых рабочих мест; - ведение переговоров с потенциальными партнерами в рамках своей компетенции по вопросам связанными с капитальным ремонтом, перепланировкой, демонтажем строений, а так же участие в реализации проектов нового строительства; - организация работы сотрудников отдела; - наличие удостоверения по противопожарной безопасности и охране труда; - наличие удостоверения по электробезопасности (4-я группа допуска без текущего подтверждения).
Организация деятельности административно-хозяйственного отдела компании: - решение вопросов связанных с договорами аренды; - организация технической эксплуатации, обслуживания и плановых ремонтов инженерных систем, контроль за подготовкой площадей офиса к сезонной (лето-зима) эксплуатации (свыше 1500 м2); - решение вопросов связанных с жизнедеятельностью и обустройству лабораторий на объектах; - организация и контроль работ по текущим и капитальным ремонтам и переоснащением площадей офиса; - отчетность по исполнению бюджета хозяйственных расходов; - оптимизация статей бюджета касающихся хозяйственной деятельности компании; - ведение переговоров и заключение договоров с поставщиками товаров и услуг; - взаимодействие с бухгалтерией по вопросам отчетных закрывающих документов и документооборота с контрагентами; - участие в проведении плановой и внеплановой инвентаризации ОС и ТМЦ; - организация рабочих мест; - проведение ряда мероприятий связанных с открытием филиалов и доп. офисов в регионах; - наличие удостоверения по противопожарной безопасности и охране труда; - наличие удостоверения по электробезопасности (4-я группа допуска); - инструктаж сотрудников по ПБ, ТБ и ОТ и электробезопасности; - участие в подготовке корпоративных мероприятий (выставки, совещания и т.д.); - мониторинг, ведение переговоров, участие в подписании договоров лизинга по транспорту с последующим контролем за состоянием а/парка компании (работа с лизингодателем, прохождение ТО, снятие/постановка на учет в ГИБДД, работа со страховыми компаниями) - контроль за отчетностью водителей по путевым листам и списанию ГСМ, контроль за состоянием счетов и оплаты ГСМ топливной компании.
Организация деятельности административно-хозяйственного отдела Решение вопросов связанных с договорами аренды и обслуживанием инженерных систем зданий в рамках отдела. Защита и полная отчетность по исполнению бюджета хозяйственных договоров. Оптимизация затрат и поиск наиболее выгодных подрядных организаций. Заключение договоров с поставщиками ТМЦ и услуг на тендерной основе. Ведение вопросов эксплуатации инженерных сетей зданий свыше 2500 м2, , подготовка офисов к сезонной эксплуатации Организация и контроль хозяйственных работ офиса, организация и контроль планового ремонта офиса. Работа с бухгалтерской документацией: приход, ввод в эксплуатацию МЦ и т.д. Организация и проведение плановой и вне плановой инвентаризации основных средств и ТМЦ. Организация рабочих мест новых сотрудников Участие в подготовке корпоративных мероприятий Организация хозяйственной деятельности филиалов компании в регионах. Заключение договоров по обслуживанию компании ведущими операторами сотовой связи. Организация работы транспорта компании(приобретение, постановка на учет и страхование; организация эксплуатации технического обслуживания и ремонта транспортных средств;подготовка ежемесячных отчетов по расходованию ГСМ) Вопросы связанные с противопожарной безопасностью офиса и охраной труда сотрудников. Руководство сотрудниками отдела
Руководство деятельностью административно-хозяйственного отдела; Составление, защита и дальнейший контроль по исполнению бюджета отдела, минимизация расходных статей связанных с хоз. деятельностью компании. Организация новых рабочих мест. Организация и контроль работ по текущим и капитальным ремонтам и переоснащению площадей офиса Организация эксплуатации инженерных сетей здания свыше 4000 м2, контроль по подготовке офисов к сезонной эксплуатации (отопление и кондиционирование). Контроль за качеством выполняемых работ клининговой компанией по уборке помещений и прилегающей территории. Ведение переговоров и заключение договоров с поставщиками товаров и услуг Контроль за поступлением и распределением ТМЦ, а так же за качеством предоставляемых услуг. Своевременность и правильность оформления отчетных первичных бухгалтерских документов. Проведение плановых инвентаризаций основных средств и ТМЦ Контроль и решение текущих вопросов по эксплуатации автотранспорта компании: контроль за состоянием а/парка компании (прохождение ТО, снятие/постановка на учет в ГИБДД, работа со страховыми компаниями) контроль за отчетностью водителей по путевым листам и списанию ГСМ, контроль за состоянием счетов и оплаты ГСМ топливной компании. Участие в организации и проведении корпоративных мероприятий
Взаимодействие с арендодателями в рамках ответственности АХО по действующим договорам аренды (продление долгосрочного договора аренды с оформлением в БТИ и Росреестре). Ведение переговоров и участие в заключении договоров по обслуживания банка сторонними организациями. Составление и защита бюджета отдела по статьям расхода на текущий период. Организация и контроль по хозяйственному обслуживанию центрального офиса и доп.офисов банка. Организация переездов и оборудованию новых рабочих мест. Участие в организации и проведении корпоративных мероприятий. Обеспечение сотрудников банка мобильной связью, контроль по лимитам пакетов услуг предоставленных сотрудникам компании. Обеспечение сотрудников банка канцтоварами, мебелью, расходными материалами, банковским оборудованием. Организация и контроль проведения ремонтно-строительных работ (составление ТЗ, выбор подрядной организации, согласование проектно-сметной документации, контроль качества и сроков выполнения работ). Участие в открытии новых доп. офисов банка. Контроль за обслуживанием инженерных систем зданий банка (ГВС, ХВС, вентиляция, энергоснабжение), контроль по подготовке офисов банка к сезонной эксплуатации (отопление, кондиционирование). Контроль за состоянием а/парка компании (прохождение ТО, снятие/постановка на учет в ГИБДД, работа со страховыми компаниями) контроль за отчетностью водителей по путевым листам и списанию ГСМ, контроль за состоянием счетов и оплаты ГСМ топливным компаниям. Плановая инвентаризация основных средств и ТМЦ. Работа по контролю качества предоставляемых услуг клининговой компанией по уборке помещений и прилегающих площадей банка.
Заключение договоров с заказчиками, ведение клиентской базы, пересчет объемов и составление сметной документации, учет и распределение ТМЦ, организация поставки материалов для производства, организация всего комплекса хоз.обслуживания подразделений предприятия.