Проверки ФСС: готовность номер один
Считается, что проверка Фонда социального страхования касается, как правило, работников бухгалтерии. Но на деле большинством вопросов по оформлению документов, связанных с нетрудоспособностью, занимаются специалисты кадровой службы.
Для практической работы по социальному страхованию в организации трудовой коллектив должен создать комиссию (избрать уполномоченного*). Создать такую комиссию обязана любая организация с численностью персонала 100 и более человек. Если в организации число работников превышает 1000, рекомендуется создавать комиссии в каждом структурном подразделении. В небольших организациях (меньше 100 работников), функции комиссии может выполнять уполномоченный по социальному страхованию. В состав комиссии соцстрах рекомендует обязательно включать сотрудников отдела кадров.
Кого и как проверят в первую очередьРевизоры из ФСС России вправе проконтролировать правильность исчисления и своевременность уплаты страховых взносов за три календарных года, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении выездной проверки.
Следует сказать, Фонд начнет проводить проверку по новым правилам только с 2011 года. Работодателю важно подготовиться к ней и не допускать досадных ошибок при оформлении кадровой документации.
Обязательная ревизия ждет тех, кто попадет под один из трех новых критериев:
- в отчетности по форме 4-ФСС РФ (4а-ФСС РФ)** организация показывает значительные расходы на цели соцстраха;
- организация систематически получает из Фонда социального страхования крупные суммы на финансирование данных расходов;
- в ходе проверки взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний проверяющие обнаружили ошибки или несоответствия в расчетной ведомости 4-ФСС РФ или 4а-ФСС РФ, и организация не выполнила требования внести исправления.
Об окончании камеральной проверки, проведенной ФСС России, работодатель не узнает только в одном случае: ревизия не выявила факты правонарушений.
Камеральная проверка проводится непосредственно в территориальном отделении фонда (то есть по месту нахождения проверяющего органа). Период такой проверки ограничен тремя месяцами со дня, когда плательщик представил расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам. Именно этот расчет и является предметом проверки. Ревизоры также могут использовать документы о деятельности плательщика, имеющиеся у фонда.
Выездная проверка проводится на территории самой организации работодателя на основании решения руководителя (заместителя руководителя) территориального отделения ФСС***.
Функции комиссии (уполномоченного) по соцстраху– Контроль за правильным начислением и своевременной выплатой пособий по социальному страхованию;
– рассмотрение спорных вопросов между работниками и администрацией, связанных с социальным страхованием и обеспечением;
– проверка правильности определения права на пособие, обоснованности лишения или отказа в пособии.
С особым пристрастиемВ ходе проверок инспекторов обычно интересует расходование средств на цели соцстрахования, начисление и уплата страховых взносов, а также расходы на оплату путевок на санаторно-курортное лечение работников и их детей.
Сегодня сотрудники ФСС стали гораздо чаще при проверках сличать даты, анализировать порядок расчета различных показателей (например, страхового стажа) и даже проверять подписи. Перечислим, на чем проверяющие акцентируют наибольшее внимание.
Пособие по «некачественному» больничному работодатель заплатит из своих средств.
1. Совпадает ли период отсутствия работника по табелю и даты, указанные в листке нетрудоспособности лечебным учреждением. Дополнительные вопросы вызовет любая ситуация, когда врачом указаны одни даты нетрудоспособности, а работодатель (точнее уполномоченные лица – табельщик и руководитель структурного подразделения) указал другие даты отсутствия на работе и выхода на работу на оборотной стороне листка нетрудоспособности. Такие случаи очень часто встречаются при предоставлении отпуска по беременности и родам.
2. Порядок и правильность расчета страхового стажа с учетом изменений, принятых с 1 января 2010 года****. Например, проверяются включение в страховой стаж периодов военной службы, правильность внесения записи в трудовую книжку, на основании которой рассчитывался страховой стаж.
3. Кто заверил правильность расчета страхового стажа в больничном*****. Обязательно это должна быть подпись руководителя кадровой службы, а не просто специалиста по кадрам.
Больничный под лупойПеред тем как рассчитывать пособие по больничному, проверяйте, правильно ли он заполнен. Если есть замечания (к примеру, вместо ООО указано ОАО), попросите работника сходить в лечебное учреждение, чтобы исправить ошибки и заверить их печатями.
В обязательном порядке инспекторы проверят в листке нетрудоспособности:
- подписи, штампы, печати;
- исправления (если таковые имеют место, то их стоит заверить в том лечебном учреждении, в котором работник получил листок нетрудоспособности);
- правильность указания места работы;
- вид нетрудоспособности;
- правильность указания фамилии и инициалов работника;
- продление больничного листа.
Как мы уже говорили, контролеры также тщательно проверят, совпадают ли периоды отсутствия работника и даты, указанные в листке нетрудоспособности, и кто заверил правильность расчета страхового стажа.
При проверке конкретного больничного (по совместителю, по уходу за ребенком, за больным членом семьи, при длительном больничном) уполномоченные фондом лица будут проверять и другие вопросы специального оформления листков нетрудоспособности.
Что нужно знать работодателю?Работодателю-страхователю стоит обратить особое внимание на порядок оформления акта проводимой проверки. Итоговая часть акта камеральной проверки должна содержать:
- выводы о взыскании с плательщика суммы неуплаченных страховых взносов и пеней за их неуплату (несвоевременную уплату);
- предложения о внесении необходимых исправлений в документы бухгалтерского учета и другие предложения по устранению выявленных нарушений законодательства Российской Федерации о страховых взносах.
Если вы не согласны с выводами и нарушениями, указанными в акте, в течение 15 дней отправьте письменные возражения в территориальный орган фонда, проводивший проверку.
При выездной проверке необходимо знать порядок доступа инспекторов и порядок представления им документов. Доступ на территорию или в помещение организации инспекторы фонда получают при предъявлении служебных удостоверений и решения о проведении выездной проверки. Бывает, что должностные лица организации препятствуют доступу проверяющих на территорию компании.
В такой ситуации руководитель проверяющей группы составляет акт и вправе самостоятельно определить сумму страховых взносов, подлежащую уплате (по принципу аналогии с другими организациями, работающими в той же сфере и имеющими аналогичный штат).
Инспектор вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы, вручив соответствующее требование. Документы нужно представить в течение 10 дней (со дня вручения требования) в виде заверенных копий с подписью руководителя (заместителя руководителя) организации и (или) иного уполномоченного лица и оттиском печати. При необходимости проверяющие вправе ознакомиться с подлинниками документов (но только на территории работодателя).
Документы, которые могут потребовать при проверке ФСС России
– документы, подтверждающие полномочия лиц, представляющих интересы проверяемой стороны;
– приказы о выплате заработной платы, материальной помощи и других вознаграждений; коллективные договоры;
– положения о системе оплаты труда, премировании и др.;
– копии платежных документов, подтверждающих оплату взносов в фонд;
– заверенные копии документов, подтверждающих обоснованность и правильность расходования страхователем средств (листки нетрудоспособности, справки о заработной плате и т. д.);
Данные расчетной ведомости расходятся с данными по кредиту счета «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», а также дебету счетов учета затрат на производство
– Приказы о приеме на работу;
– табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;
– договоры гражданско-правового характера, по условиям которых на выплачиваемые вознаграждения начисляются страховые взносы;
– расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости;
Начислены выплаты работнику, пострадавшему в результате несчастного случая на производстве или получившему профзаболевание
– выплату пособия по временной нетрудоспособности;
– расходы на реабилитацию работника (затраты на дополнительное питание, медицинские препараты, санаторно-курортное лечение, протезирование и т. д.)
Начислено пособие по беременности и родам
– Заявление сотрудницы о предоставлении декретного отпуска;
– приказ о предоставлении отпуска;
– копия свидетельства о рождении ребенка
Начислено единовременное пособие при рождении или усыновлении ребенка в возрасте до трех месяцев
– Расходный кассовый ордер на выплату пособия;
– заявление о выплате пособия, составленное сотрудником;
– справка о рождении ребенка (ее работнику должны выдать в ЗАГСе вместе со свидетельством о рождении ребенка);
– справка с места работы другого родителя о том, что ему такое пособие не выплачивалось
Начислено пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет
– Заявление сотрудницы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и выплате пособия;
– копия приказа о предоставлении отпуска;
– копия свидетельства о рождении ребенка;
– справка с места работы другого родителя, что он не находится в отпуске по уходу за этим ребенком и ему это пособие не выплачивается
Комментарий аудитораРимма САФИНА, директор ООО АФ «ФЕНИКС-аудит» (г. Челябинск):
– Обжаловать решение территориального отделения ФСС России (в связи с незаконными действиями проверяющих) можно сразу в суд, без обжалования в вышестоящем органе. Судебное обжалование решений фонда – наиболее эффективный способ защиты интересов работодателя-страхователя. Заявление о признании недействительным решения ФСС России подается в арбитражный суд в срок не позднее трех месяцев со дня получения решения. Когда срок пропущен, можно заявить ходатайство о восстановлении срока, которое подается вместе с исковым заявлением. Суд примет заявление к рассмотрению, если сочтет причину пропуска срока уважительной. Кроме оспариваемой суммы обязательно включайте в сумму иска все свои расходы, понесенные в связи с незаконными действиями фонда: государственную пошлину, расходы, связанные с оплатой услуг представителя, проценты за пользование чужими денежными средствами и прочее.
Арбитражная практика по вопросам обжалования решений ФСС неоднозначна, но все же в большинстве случаев суды выносят решения в пользу работодателей-страхователей.
* Пункт 11 постановления Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101 «О Фонде социального страхования Российской Федерации», п. 1.1 Типового положения о комиссии (уполномоченном) по социальному страхованию (утверждено ФСС России 15 июля 1994 г. № 556а).
** Утверждены приказами Минздравсоцразвития России от 6 ноября 2009 г. № 871н и от 26 октября 2009 г. № 847н соответственно.
**** Приказ Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91 (ред. от 11 сентября 2009 г.) «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам».
***** Действующая форма больничного утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 16 марта 2007 г. № 172 (ред. от 21 апреля 2010 г.) «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности».